イベントの企画や制作と一言で言っても対象のイベントは幅広く、会社によって得意イベントのカテゴリも異なります。

 

コンサートやフェスなどの大規模かつ短期的なイベント企画制作が得意な会社もあれば、新商品のプロモーションイベント企画が得意な会社や、企業の総会や表彰式などのインナーブランディングに関わるイベント企画が得意な会社、学会や国際的なカンファレンスのように厳粛なイベントの企画制作を得意とする会社など、さまざまです。

 

イベント企画制作会社を選ぶ際には、イベントのよくある失敗事例を理解し、多様な成功事例を持つ会社を見つける必要があります。それぞれの経験がなければ、思わぬ失敗をしてしまったり、期待している効果を得られない可能性があります。

 

そこで今回は、イベント企画・制作の事例を把握する重要性、イベント企画・制作の失敗事例と成功事例について紹介します。さらに、イベント企画制作会社の選び方もご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

イベント企画の自社対応と外注の違い

イベントを自社で企画・運営する場合と、外部の企画会社に依頼する場合の違いは、業務負担や仕上がりのクオリティにあります。

 

自社対応では、まずイベントの目的や対象となる参加者を明確にするところから始まり、内容の構成、会場や日程の調整、必要な備品や人員の手配、集客方法の設計など、あらゆる工程を自社で管理する必要があります。こうした作業は慣れていないと見落としが生じやすく、想定外のトラブルが発生するリスクもあります。

 

一方、イベント企画会社に依頼することで、そうした煩雑な準備を一手に引き受けてもらえます。会社ごとに得意分野や業種への理解度は異なるものの、最適なパートナーを選べば、自社では実現しにくい専門的なノウハウや演出技術を活かした高品質なイベントが実現可能です。

 

「社内での準備に限界を感じている」「過去に成果が出なかった」といった悩みを抱える企業にとって、外部の専門家と連携することは有効な選択肢となるでしょう。

イベント企画の自社対応と外注の違い

イベント企画を外部に委託する際には、多くの利点がある一方で、注意しておくべき点も存在します。

企画を外注するメリット

企画業務を外部に委託することには、自社だけでは得られない多くの利点があります。以下に代表的なメリットを紹介します.

新たな戦略的視点や分析手法の導入

社内メンバーのみで経営企画を進める場合、情報の共有やセキュリティ面では安心感がある一方で、視野が狭くなりがちです。これに対し、外部の専門家に依頼することで、第三者ならではの多角的な視点が加わり、これまでにない戦略や分析アプローチを得ることができます。

 

外注は、組織の思考の幅を広げ、より柔軟かつ実践的な事業成長を促す力になります。

社内リソースを本来の業務に集中できる

経営企画の専門部門を持たない企業では、既存の人材が本業と並行して企画業務を担うことになり、業務過多やノウハウ不足に悩まされるケースも少なくありません。外注によりその負担を軽減すれば、社内の人材はコア業務に専念でき、結果的に生産性の向上にもつながります。

 

さらに、外部パートナーとの協働を通じて、自社に不足していた知見や計画立案力の共有も可能です。

固定的な人件費の圧縮

経営企画に従事する人材は、他部署に比べて給与水準が高めに設定されることが一般的です。社内で人材を育成・配置するとなると、毎月の人件費や教育コスト、福利厚生費などが継続的に発生します。

 

一方で、外部に委託すれば、必要な業務に応じた報酬のみの支出で済むため、固定費を大幅に抑えることができます。これにより、費用対効果の高い経営企画体制を構築できます。

企画を外注するデメリットとは？

外注によって得られる利点は多いものの、経営企画のような重要な業務を委託する場合には、注意すべきリスクも存在します。ここでは、特に懸念される2つのデメリットについて解説します。

機密情報の取り扱いリスク

経営企画は、企業の中枢に関わる立場として、経営戦略や財務状況、人事方針など、極めてセンシティブな情報にアクセスすることになります。そのため、外部パートナーに業務を委託する際には、社外への情報開示が不可避となり、内製と比べて情報漏洩のリスクが高まる点は否めません。

 

このリスクを軽減するには、信頼できる業者の選定はもちろん、「秘密保持契約（NDA）」の締結が重要です。契約により、法的な拘束力を持たせることで、不正利用や漏洩の抑止効果が期待できます。また、情報の共有範囲やアクセス権限を段階的に管理する工夫も求められます。

社内の反発や心理的な抵抗

経営企画は、将来的にマネジメント層を担う人材が配属されるなど、社員にとってキャリアアップの重要なポイントともいえるポジションです。そのため、外部人材に同ポジションを任せた場合、「社内のチャンスが奪われた」と感じる社員が出てくる可能性もあります。

 

また、外注先からの指示に従う形になることに対し、現場で抵抗感を持つケースも考えられます。こうした摩擦を避けるためには、外部パートナーを完全な代行者としてではなく、社内メンバーと協働するパートナーとして位置付けることが重要です。

 

段階的に社員と連携を図りつつ、社内にも知見を蓄積していける体制を構築することで、長期的な成長につながります。

イベントを企画した企業の失敗事例

こちらでは、イベントを企画した企業の失敗事例を紹介します。具体的にどんな箇所で失敗したのかがわかれば、事前に過ちが起きないように対策ができます。 

ターゲット選定を誤った

イベント企画・制作で起こりやすい失敗として、ターゲット選定の誤りが挙げられます。なんとなく直感でターゲットを決めたり、不特定多数の人を狙ったりなどしてしまうと、思っているような集客ができずに肩を落としがちです。

 

事前にしっかりとリサーチを行い、イベントにふさわしいターゲットを選ぶようにしましょう。

企画の詰めが甘かった

企画の詰めが甘い状態で開催日を迎えてしまうという失敗も意外と多いです。企画のアイディアが沢山浮かんでも、ターゲットに対してイベントの目的を達成できる企画の検討は簡単ではありません。開催の目的に沿った内容でなければ、どんなにたくさんの来場者が来たとしても、期待通りの結果は残せません。

 

また、イベント名だけが大きく訴求されてしまい「思っていた内容じゃなかった」とユーザーに思われてしまい、顧客満足度が低下する恐れもあります。「なぜイベントを開催するのか」をふまえたうえで、目的が達成できるような内容を考えてみましょう。

適切な開催日時ではなかった

イベント企画・制作の失敗事例として、イベントの開催日時が適切ではないケースもあります。例えば、会社員がターゲットにもかかわらず、平日の午前中にイベントを開催してしまうと、集客は見込めませんよね。開催日時は、自社の希望だけではなく、ターゲットが来場しやすいかどうかを考慮することも大切です。

適切な開催場所ではなかった

開催日時と同様に、開催場所も誤ってしまうとなかなか来場者は集まりません。小さな子どもとお母さんをターゲットにしたイベントが、駅から徒歩30分の場所で開催されるとなれば、どれだけ良い内容だとしても集客は難しいでしょう。

 

さらに、下見を怠ってしまい、機材がほぼ揃っていない場所で開催することになれば、事前準備に苦労するかもしれません公式ホームページだけで判断するのではなく、実際に現地を訪れて最適な場所かどうかを確認してみてくださいね。

効果的な集客をしなかった

イベント企画・制作をする過程で、効果的な集客をしなかったことにより失敗するケースがあります。どれだけ最適な内容で開催するとしても、開催自体を告知しなければ顧客はイベントの存在を知ることができません。

 

イベントに応じて適切な集客方法は変わってくるので、どんな集客をすれば、ターゲットに情報を届けることができるのか、綿密に計画してみましょう。

予算内に収まらなかった

イベント企画・制作が予算内に収まらず、失敗に至ることも珍しくありません。「とにかく良いイベントを作りたい！」と力を入れすぎるあまり、赤字になってしまっては、悔しいですよね。

 

中には、悪徳制作会社を選んでしまい、高額な費用を請求されることもあります。予算内で良いイベントを開催できるように、親身になってくれる制作会社を選ぶと安心でしょう。

スタッフが不慣れだった

イベント企画・制作で、不慣れなスタッフに当日を任せてしまい、失敗したケースも挙げられます。イベントならではの立ち振る舞いに慣れていなければ、ぐだぐだの進行になったり、顧客から不満の声が上がったりする可能性があるでしょう。

 

もし、自社内でイベントに適した人材がいない、または人材が足りていない場合は、派遣会社を利用してスキルのあるスタッフを確保することがおすすめです。

時間が押した

イベント企画・制作時に明確なスケジュールを立てておらず、当日に時間が押してしまうこともあります。このような場合、各プログラムで内容をしっかりと伝えられず、結局何がいいたいのかわからないイベントになってしまうかもしれません。

 

最悪の場合、プログラムを削らなくてはいけない場合もあるので、事前に余裕のあるタイムスケジュールを作ることが求められます。

段取りを誤った

イベント企画や制作で上手く準備ができていなかったことから、段取りを誤ってしまう場合も挙げられます。原因としては、事前に担当者に段取りを明確に共有していなかったことや、場慣れしていないスタッフが担当していたことなどが考えられますね。

 

段取りを誤ると、他スタッフが混乱したりタイムスケジュールを変更したりなどの事態に陥ることも。綿密なイベントマニュアルを作成しておけば、安心して当日を迎えられるでしょう。

機材トラブルが発生した

イベント企画・制作が原因で、機材トラブルが発生することもあるでしょう。事前にメンテナンスをしていなかったり、リハーサルをしていなかったりで、当日機材が上手く使えなければイベントに大きな支障をきたしてしまいます。

 

スタッフに機材の扱い方を徹底して教えるのはもちろん、万が一トラブルが起きたときの対処法も伝えておくと、イベント時にも慌てずに済みますよ。

企画を外注した企業の成功事例

こちらでは、私たち「ワンコンシスト」がお任せいただいた6つの成功事例についてお話します。

 

1.プレゼン発表会の企画・運営

2.大型商業施設の運営とイベント企画・制作

3.医療関連学会の運営

4.学会事務局の設置・運営

5.大型コールセンターへの手配

6.国際会議における英語対応キャストの手配

 

イベント企画・制作でお悩みの方は、ぜひ参考にしてみてください。

事例①プレゼン発表会の企画・運営

NPO法人が主催する10代の子供たちが主体性をもってつくりたい未来に向けてアクションを行う学びのプロセスの発表イベントにおいて、弊社が実施計画から運営・進行までを総合的にサポートさせていただきました。

サポートの項目は以下となります。

 

• 実施計画
• マニュアル制作
• 進行構成・台本
• 美術造作
• テクニカル管理<
• 配信管理
• 事務局
• 運営・進行

 

人材派遣会社「ワンコンシスト」のサービスはこちら

 

事例②大型商業施設の運営とイベント企画・制作

大型商業施設の運営を、変わらず13年間担当させていただいております。大型商業施設は、「効率的な運営をしたいけど、どうすればいいのかわからない」といった不安がつきものです。

 

弊社では、百貨店を筆頭にいくつもの商業施設を運営してきたノウハウをふまえ、経験やデータの蓄積と共にクライアント様と良好な関係を築かせていただいております。中でも商業施設は、定期的にトレンドを加味したイベントやテナント様を巻き込んだセールイベントを企画・運営するなどの方法で継続的な集客施策が必要です。

事例③医療関連学会の運営

6,000名が来場した医療関連学会の運営を担当させていただきました。比較的堅い現場の学会ですが、幅広い業務に対応できるように、適切なスキルを持ったキャストを手配しております。

事例④学会事務局の設置・運営

化学系の大規模学会に関して、学生のアルバイト募集事務局の設置・運営を担当した事例です。スタッフの質によって、イベントの良し悪しが左右されることは多いですよね。

 

弊社では、人材サービスも展開しているため、専門知識をふまえたうえで「募集概要の作成・説明会の実施・雇用契約書の作成と締結・シフト調整」などを実施いたしました。

事例⑤大型コールセンターへの手配

大型コールセンターへ、キャストを延べ11,923名手配した事例があります。（2022年1月～2023年3月）

 

様々なお悩みを持つお客様と1対1で対応するコールセンタースタッフは、企業の顔ともいえる重要な役割です。弊社では、トラブルを未然に防ぐため、過去にコールセンター経験のあるスタッフを中心に手配いたしました。

事例⑥国際会議における英語対応キャストの手配

国際会議の現場にて、英語対応可能なキャストを1日30名手配させていただきました。

 

専門スキルが求められる場で、無理に自社スタッフを担当にした場合、担当者に大きな負担がかかることはもちろん、イベントの失敗にもつながりかねません。弊社は、英語やそのほかの言語に対応可能なスキルを持ったキャスト様を多く抱えており、現場の業務や傾向に合わせたキャスティングを行なっています。

企画の外注が向いているのはどんなとき？

イベントを外注すべきか迷っており、以下の項目に当てはまるなら、外注を前向きに検討するタイミングかもしれません。

社内に企画・運営のノウハウがない

イベントの実施頻度が少ない企業では、前任者の退職などによりノウハウが継承されていないこともあります。また、担当者が未経験の場合、ゼロから進めるには大きな負担がかかります。外注であれば、豊富な知識と実績をもとにスムーズな運営を実現できます。

スタッフや時間などのリソースが不足している

通常業務に追われる中、社内でイベント準備を進めるのは非現実的でしょう。企画段階から当日の運営、スタッフの手配に至るまで外注で一括対応できれば、社内の工数を大幅に削減できます。とくにタイトなスケジュールや人手不足の際は要検討です。

企画が思いつかない・新しい発想がほしい

「いつも似たような内容になる」「集客につながらない」と悩む企業も多いのではないでしょうか。外部のプロであれば、業界動向や他社事例をふまえた新鮮なアイデアを提案してくれるため、企画の幅が一気に広がります。イベントの質を高めたいときにも効果的です。

イベント企画・制作は外注がおすすめ！企画制作会社の選び方

イベントを成功させるためには、企画や制作の段階で様々な項目に注意しなければいけません。

「本業が手一杯でそこまで気を配れない」「自社だけでイベントを成功できるか不安」という方は、ノウハウを持った企画制作会社に外注してみましょう。

 

自社にぴったりの企画制作会社を選ぶには、以下のポイントを意識することが大切です。

 

• 実績が豊富か
• 予算に見合う費用か
• 提案力や対応力があるか
• コミュニケーションをとりやすいか
• 有能な人材を派遣してもらえるか

 

私たち「ワンコンシスト」は、プロフェッショナルの視点からイベントの企画立案・制作・運営（人材派遣含む）までサポートいたします。

 

先ほどもご紹介させていただいた通り、多種多様なイベントを成功まで導いた経験や実績から、皆様の想いを達成するお手伝いをさせていただきます。

 

人材派遣会社「ワンコンシスト」の派遣実績はこちら

まとめ

今回は、イベント企画・制作の事例を把握する重要性、イベント企画・制作の失敗事例と成功事例などについて説明しました。

 

効果を実感できるイベントの開催に向けて、失敗事例と成功事例をもとに準備に励んでいきましょう。

 

関連記事

イベント制作の仕事内容と会社の選びの注意点を解説

イベント企画会社の正しい選び方と注意点を解説