イベントを開催するために様々なサポートをしてくれる「イベント企画会社」。

いざ利用する会社を選ぼうとしたとき、様々な会社が見つかり、「どこに頼めば良いのかわからない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

今回は、イベント企画会社とはどんな会社なのか、イベント企画会社の選び方6選、イベント企画会社を利用するメリットについてお話します。

記事の後半では、イベント企画会社に依頼するときの注意点や、おすすめのイベント企画会社をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

 

イベント企画会社とは

イベント企画会社とは、社内イベントや展示会、スポーツイベントなど、多種多様なイベントを企画する会社です。

クライアント様のご要望に応じて、目的達成までの企画を立案し、イベント企画会社によっては制作から運営までワンストップで行なってくれるところもあります。

イベントが成功するかどうかの鍵を握るイベント企画会社だからこそ、自社に適したところを選べるかどうかが非常に重要になるのです。

 

イベント企画会社の選び方6選

イベント企画会社を選ぶときは、以下6つのポイントを意識してみましょう。

 

• 開催地域に対応しているかで選ぶ
• 開催内容と類似しているイベント実績があるかで選ぶ
• イベントの規模に適したサポートをしてくれるかで選ぶ
• 幅広い業務に対応しているかで選ぶ
• 予算内に収まるかで選ぶ
• 費用対効果が高いサービスをしてくれるかで選ぶ

 

イベント企画会社によって特色が異なるため、選び方をふまえて自社の希望を汲んでサポートしてくれるところを選んでみてください。

 

開催地域に対応しているかで選ぶ

まずは、依頼したいイベント企画会社が、イベントの開催地域に対応しているかどうかを確認しましょう。

会社によっては、「都内の一部地域のみ」など、開催地域を限定している場合もあるので、最初にチェックしておくことがおすすめです。

また、地方でイベントを実施する予定の場合は、地方企業とのパイプが強いなど、地域のコネクションを持っている会社なら安心でしょう。

開催地域に対応しているイベント企画会社がなかなか見つからない場合は、オンラインイベントの開催も検討してみてください。

 

開催内容と類似しているイベント実績があるかで選ぶ

自社が開催しようとしているイベントと、同じような内容のものを企画したかどうかも、要チェックポイントです。

希望イベントと類似している実績があれば、自社の目的達成につながるノウハウを駆使し、イベント成功までしっかりしたサポートが見込めます。

豊富な経験から、的確な提案なども期待できるので、イベント企画会社の公式ホームページを閲覧して親和性の高いイベント実績があるかどうかを確認してみてください。

 

イベントの規模に適したサポートをしてくれるかで選ぶ

イベントの開催規模を踏まえて、適切なサポートをしてくれるかも、考慮しておきたいところです。

特に、大規模イベントの場合は、企画の段階から作業量が膨大になるので、過去に規模の大きいイベントを経験している企画会社に頼れると良いですね。

「小規模なイベントだからどの会社に任せても変わらないかな」と思う方もいるかもしれませんが、大規模なイベント実績のある企画会社なら、効率良く進められる高いスキルも備わっています。

依頼する会社に迷っているときは、大規模なイベント実績のあるところが安心でしょう

 

幅広い業務に対応しているかで選ぶ

依頼するイベント企画会社は、幅広い業務に対応しているかどうかも確認しておきましょう。

企画だけではなく、現場納品や人材派遣、当日のイベント運営など、イベント開催まで全て任せられる企画会社なら、ストレスなく進められます。

対応できる業務が限られていると、他の会社に依頼しなければいけなくなり、コミュニケーションなど様々な手間が増えるので、ぜひ一気通貫のサービスを提供している企画会社を選びましょう。

 

予算内に収まるかで選ぶ

予算内に収まるかどうかも、イベント企画会社を選ぶうえで重視したいポイントです。

見積りの安さだけで選ぶのではなく、費用の内訳を確認し、妥当な価格かどうかをじっくり判断しましょう。

どの項目にどれくらいの費用がかかっているのかをふまえ、自社に適した企画会社を選んでみてください。

 

費用対効果が高いサービスをしてくれるかで選ぶ

費用対効果が高いサービスをしてくれるかどうかも、意識して選んでみることがおすすめです。

開催したいイベントに親身に向き合い、豊富な実績から積極的な提案をしてくれる企画会社なら、目的達成までスムーズに進められます。

丁寧なヒアリングから企画や市場調査を行い、ご希望に応じて調整しながらイベントの企画・運営を進められる会社に依頼し、イベントの成功を獲得しましょう。

以下の記事ではイベント企画の仕事内容について詳しく説明しております。

 

イベント企画・運営の仕事内容と任せる会社の選び方

 

イベント企画会社を利用するメリット

「イベント企画会社を利用するかどうか迷っている」「小規模なイベントだから、企画会社に依頼しなくてもいいかな」と考えている方もいるかもしれません。

イベント企画会社を利用するかどうかは、以下4つのメリットをふまえて検討してみましょう。

 

• 大きな効果が見込めるイベントを開催できる
• イベント開催の目的達成に集中できる
• ノウハウに不安があってもスムーズに進められる
• 集客にも力を入れられる

 

上記4つのメリットについてお話します。

 

大きな効果が見込めるイベントを開催できる

イベント企画会社に依頼することで、大きな効果が見込めるイベントを開催できます。

イベント企画会社は、経験やノウハウから、イベントのターゲット層や目的に合わせた企画を提案してくれるもの。

自社だけでイベントの企画を行う場合、どんな内容にすれば良いのかは悩みがちですが、プロである企画会社の力を借りることで、驚くようなアイディアが生まれることも少なくありません。

 

イベント開催の目的達成に集中できる

イベント開催の目的達成に集中できるのも、イベント企画会社を利用するメリットの1つです。

プロに任せることでイベント担当者の負担は大きく軽減されるため、イベント開催に伴う目的の達成に集中することができます。

自社社員だからこそ尽力できる業務に力を注ぐことで、より満足度の高いイベントを作り上げられるでしょう。

 

ノウハウに不安があってもスムーズに進められる

自社のノウハウに不安がある場合も、イベント企画会社に相談することで解決できます。

事前に細かなヒアリングから要望を聞いてもらえ、希望に沿ってサポートをしてもらえるので、イベント企画が初めての場合でも安心です。

規模に応じた会場の手配や人材確保など、イベントにまつわる業務を代行してくれる会社もあるので、スムーズに進められるでしょう。

 

集客にも力を入れられる

イベント企画会社に依頼すれば、集客にも力を入れることができます。

イベントの集客方法は、SNSやメルマガ、Webサイトやチラシなど、多様に存在し、ターゲットや目的に応じて使い分けなければいけません。

適切な集客方法を選び、実行しなければ、どれだけ良いイベントを開催したとしても集まる人数は少なくなってしまうもの。

イベント会社の実績に基づいた効果的な戦略で、集客力向上を目指しましょう。

以下の記事では、イベント業務をアウトソーシングするメリットについて説明しております。

 

イベント業務のアウトソーシングのメリットと注意点を解説

 

イベント企画会社に依頼するときの注意点

イベント企画会社に依頼するときの注意点は、以下の4つです。

 

• 「何を任せたいか」を明確にする
• 見積り書をしっかり確認する
• 複数の会社を比較する
• 定期的な連絡を意識する

 

それぞれの注意点についてお話します。

「何を任せたいか」を明確にする

イベント企画会社に依頼するときは、「何を任せたいか」を明確にしておくことが大切です。

自社で行うこと、企画会社に頼みたいことをはっきりさせておけば、余計な費用をかけずに進めることができます。

「全て任せたい」という方は、イベント企画〜当日の運営まで依頼できる会社を探してみましょう。

私たち「ワンコンシスト」では、企画からイベント当日の運営、人材派遣まで一気通貫でお任せいただけます。

自社業務に専念しながらイベントの開催を進めたい場合は、ぜひお気軽にご相談ください。

 

人材派遣会社「ワンコンシスト」のサービスはこちら

 

見積り書をしっかり確認する

イベント企画会社によっては、相場に見合わない高額な請求をするケースもあるので、必ず見積り書をじっくりチェックしましょう。

イベントの見積り書には多くの項目が記載されているので、内容がわからない場合は確認し、納得をしたうえで進めていくことが大切です。

 

複数の会社を比較する

複数の会社を比較し、自社に適したところを選ぶことも行なってみてください。

それぞれの対応やサービス内容、費用などを比べれば、より信頼のできる会社を選ぶことができます。

 

定期的な連絡を意識する

イベント企画会社に依頼したときに起こりがちなのが、発注してから連絡の頻度を下げてしまうことです。

全てを丸投げしてしまうと、自社の希望と離れた企画で進む可能性も考えられるので、できれば定期的に連絡をしてみるのがおすすめです。

連絡を取り合うことをふまえて、コミュニケーションの取りやすいイベント企画会社に任せるのが良いですね。

 

イベント企画会社をお探しの方は「ワンコンシスト」へ！

「どこのイベント企画会社に任せようかな」と悩んでいる方は、ぜひワンコンシストへご相談ください。

 

講演会やセレモニー、学会など、様々なイベントを担当してきた実績をもとに、お客様が納得いただけるまで様々な企画をお持ちします。

企画のみのご提案はもちろん、実際に現場で働く人材や当日の運営など、一気通貫のサービスもご提供可能です。

どんなご要望にも全力でご対応させていただきますので、ぜひお気軽にご相談ください。

 

人材派遣会社「ワンコンシスト」の派遣実績はこちら

 

まとめ

多種多様なイベント企画会社があるからこそ、イベント実績や対応範囲など、複数の観点から自社に適した会社を選ぶ必要があります。

自社の希望に沿って丁寧にサポートしてくれるイベント企画会社なら、心地よく目的達成まで進めていけるでしょう。

ぜひ、親身に対応してくれるイベント企画会社を選び、イベント成功を目指してみてください。