イベント制作を始めることが決まったものの、何から手をつければいいのかわからない方は少なくありません。

特に、初めてイベント制作を任せられた場合は、どんな仕事内容があるのか悩んでしまいますよね。

何かと作業内容の多いイベントは、制作会社に任せながら開催することがおすすめです。

今回は、イベント制作の仕事内容や、イベント制作を自社で行うべきか制作会社に任せるべきか、イベント制作会社を選ぶときの注意点についてお話します。

 

イベント制作の仕事内容

イベント制作の主な仕事内容は、以下の通りです。

 

• 企画の立案
• 会場の手配
• プログラムの決定
• 備品や機材の作成・手配
• イベントの告知と集客
• イベント運営マニュアルの作成
• 当日の運営
• イベントの振り返り

 

上記8つの仕事内容についてお話していきましょう。

 

企画の立案

まずは、イベントの目的やターゲットをはっきりとさせ、イベント内容や日時、開催場所などの企画を立案します。

目的は1つに絞って得たい効果も明確にし、ターゲットは年齢や性別、家族構成など事細かに設定をしてみてください。

目的とターゲットをしっかり作り込んだ後、参加者目線で独自性を考慮しながら企画を練っていきましょう。

開催日時や開催場所も、「家族で参加してほしいから休日」というように、目的やターゲットに合わせて決めてみてください。

 

会場の手配

イベント会場は、導線や間取り、備品の有無を確認しながら決定します。

最寄駅から会場までのアクセスはもちろん、出入口からバックヤードの移動ルートや避難経路などをふまえ、スタッフやお客様にとって不便のない会場を見つけましょう。

さらに、イベント開催に必要な備品が揃っているかも、入念にチェックしたいポイントです。

インターネットやパンフレットだけで判断せず、実際に会場へ足を運んでから、手配を検討します。

 

プログラムの決定

会場を手配したら、イベントプログラムを決定します。

イベントの開始から終了までの道のりを、時間や内容と共に順序立てて記載していきましょう。

プログラムを決める際は、イベントの目的やターゲットを考慮するのはもちろん、メインにしたいプログラムや作りたい雰囲気を考慮しながら進めていきましょう。

 

備品や機材の作成・手配

イベントに必要な備品や機材の作成・手配も、イベント成功に向けて欠かせない仕事です。

下記に、一般的なイベントに必要な備品や機材をまとめてみたので、参考にしてみてください。

 

接客エリア	カタログやパンフレットなどの配布物 アンケート用紙 筆記用具 回収ボックス 接客応対用の飲み物や軽食
イベント運営エリア	設備系の備品（机・いす・演台など） デジタル機器系の備品（マイク・スピーカー・モニターなど） 装飾系の備品（入場口用のアーチ・立て看板・案内板など）

 

他にも、プレゼンやセミナーを行うときは、ノートパソコンやレーザーポインター、プロジェクターなどが必要になります。

 

イベントの告知と集客

イベントの告知や集客も、当日ターゲットを集めるうえで欠かせません。

以下に、代表的な告知・集客方法と特徴をまとめてみたので、イベントの目的やターゲットに合わせて取り組んでみましょう。

 

SNS広告・リスティング広告	コストがかからず、幅広い層へ届けられる
自社ホームページ・SNS	自社を知っている「見込み顧客」に伝えられる
ポータルサイトへ掲載	アクセス数や利用者数が一定量あるところで告知できる
公式LINEやメルマガを配信	告知に併せて、リピーター顧客へも育てられる
プレスリリースで事前告知	認知度の向上や熱心なファンの育成につながる
チラシやはがきをポスティング	地域ユーザーに効果がある
エアー遊具の設置	目立ちやすく関心を引くことができる

 

イベント運営マニュアルの作成

イベントの詳細や組織図など、スタッフが把握するべき情報を記載した「イベント運営マニュアル」も作成していきましょう。

以下のポイントを掲載し、円滑なイベント運営につなげてみてください。

 

• イベントの概要
• 組織図
• タイムテーブル
• 会場見取り図
• サイン計画
• スタッフ配置図
• 持ち場ごとの作業フローや作業内容
• 配布物のリスト
• 備品リスト
• スタッフの注意事項
• 緊急時対応

 

当日の運営

イベント当日は、運営マニュアルを参考にしながら進めていきます。

会場に入り、設営や機材の確認をした後、タイムスケジュールを確認しながら進行していきましょう。

宣伝や広告に使用するよう、写真撮影を行うことも忘れずに。

また、様々なトラブルが起きても対処できるように、対応窓口を複数用意しておくのがおすすめです。

 

イベントの振り返り

イベントが終了したら、必ず振り返りを行いましょう。

「良かったことや今後も続けること」「課題」「次に行うこと」を話し合うと、次回のイベントではより大きな成果を得ることができます。

アイディアを出すときは力みすぎず、些細なことでも提案できるような環境で行うことが大切です。

以下の記事では、初心者向けのイベント企画手順などについて詳しく説明しております。

 

【初心者向け】イベント企画の手順から成功のポイントまで解説

 

イベント制作は自社で行う？制作会社に任せる？

仕事内容が多いイベント制作だからこそ、自社で行うか制作会社に任せるかで悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

こちらでは、イベント制作を自社で行うメリット・デメリットと、制作会社に任せるメリット・デメリットについてお話します。

 

自社で行うメリット・デメリット

イベント制作を自社で行うメリット・デメリットは、以下の通りです。

 

【自社で行うメリット】

• 情報の伝達がスムーズ
• ノウハウが蓄積される
• 外注コストを削減できる

 

【自社で行うデメリット】

• 社員の負担が増える
• 重要事項を見落とす可能性がある
• 見込んでいた効果が期待できないことがある

 

自社のみでイベント制作を行う場合、指示などがスムーズに伝えられるうえ、経験の蓄積やコストカットが期待できます。

一方、慣れない業務だからこそ、社員の負担が増えたり重要事項を見落としたりも考えられ、ターゲットが集まらないなど予想より効果が期待できないことも考えられるでしょう。

 

イベント制作会社に任せるメリット・デメリット

イベント制作会社に任せるメリット・デメリットは、以下の通りです。

 

【イベント制作会社に任せるメリット】

• 費用対効果の高いイベントを制作できる
• 自社では対応が難しい規模のイベントを開催できる
• イベント担当の業務負担を減らせる

 

【イベント制作会社に任せるデメリット】

• コストがかかる
• 社内よりも伝達スピードが遅くなる
• ノウハウの蓄積が難しい

 

プロのイベント制作会社は、これまでの経験から大きな成果が見込めるイベントを制作できます。

社内で行うと膨大な時間や手間がかかる仕事内容を外注できるので、業務効率化にもつながるでしょう。

デメリットであるノウハウの蓄積が難しい点は、定期的に情報を共有してくれるイベント制作会社を選ぶことで解決できます。

 

イベント制作会社を選ぶときの注意点

イベント制作会社を選ぶときの注意点は、以下6つです。

 

• 信頼できる実績がある会社を選ぶ
• 予算に合うサービスを提供する会社を選ぶ
• 提案力の高い会社を選ぶ
• 対応力に優れた会社を選ぶ
• 現場経験に長けた人材を紹介する会社を選ぶ
• コミュニケーションが取りやすい会社を選ぶ

 

それぞれの注意点についてお話していきましょう。

 

信頼できる実績がある会社を選ぶ

多くのイベントを制作していたり、大規模なイベントに携わっていたりなど、信頼できる実績がある会社を選ぶのがおすすめです。

詳しい実績は、イベント制作会社のホームページに掲載されているので、チェックしてみましょう。

 

予算に合うサービスを提供する会社を選ぶ

イベント制作会社を選ぶときは、自社の予算に応じて適切なサービスを提供してくれるかどうかも大切なポイントです。

見積り書を確認し、相場と異なる金額ではないかも判断してみてください。

 

提案力の高い会社を選ぶ

自社の要望に応じて、具体的にプロならではの提案をしてくれるような会社を選んでみてください。

自社では捻出されないようなアドバイスをしてくれる会社なら、大きな成果を見込めるイベントを開催できるでしょう。

 

対応力に優れた会社を選ぶ

イベント制作会社の対応力についても、しっかりチェックしておきたいところです。

「どれくらい自社に歩み寄ってくれるのか」「対応範囲は幅広いか」など、初回の相談時に対応力も判断しておきましょう。

 

現場経験に長けた人材を紹介する会社を選ぶ

現場経験に長けた人材を紹介する会社を選ぶことも、押さえておきたいポイントです。

イベント企画を練り上げても、当日の人材選びを誤ってしまえば、失敗につながることもあるので、ニーズに適した人材を派遣してくれる会社への依頼がおすすめでしょう。

私たちワンコンストでは、企画からイベントへの人材派遣も全てお任せいただくことができます。

各催事に合わせて、語学力が堪能なスタッフなど適切な人材を派遣いたしますので、ぜひ細かなご要望をお伝えください！

 

人材派遣会社「ワンコンシスト」のサービスはこちら

 

以下の記事ではイベント企画会社の選び方について詳しく説明しております。

イベント企画・運営の仕事内容と任せる会社の選び方

 

コミュニケーションが取りやすい会社を選ぶ

イベント制作をストレスなく進めるためには、コミュニケーションが取りやすい会社を選びましょう。

「連絡が遅い」「対応が不親切」などを感じた場合は、他のイベント制作会社を検討してみるのも良いでしょう。

 

イベント制作はワンコンシストにお任せください！

現在、イベント制作でお悩みの方は、ワンコンシストがおすすめです。企画制作の経験豊富な社員が在籍しており、イベント開催の目的に向けて最後まで伴走いたします。企画制作の経験豊富な社員が多数在籍しているからこそ、イベント実施にあたっての問題解決や目的に沿ったイベント実現を叶えるために、親身にご対応させていただきます。

ワンコンシストなら、イベントの企画から当日運営まで全てをお任せいただけます。

スタッフ一人ひとりのスキルデータを蓄積しているからこそ、業務に最適なスタッフを派遣することも可能です。

ご依頼実績年間1,000案件のノウハウを駆使し、小中規模イベントはもちろん、大規模イベントも全力でサポートさせていただきますので、お気軽にご相談ください。

 

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まとめ

イベント制作の仕事内容は、企画立案からプログラムの決定、集客や当日の運営まで多岐にわたります。

自社でイベント制作の経験がない場合、重大な項目を見逃し、成果が得られないことも考えられるもの。

思い切ってイベント制作会社に任せ、業務効率化とイベント成功につなげていきましょう。