「イベントを成功させたいけど、派遣会社の選び方がわからない！」とお悩みの方は多いでしょう。

 

イベント派遣会社の選び方のポイントを知り、上手く利用することは、イベント成功の近道になり得ます。

 

今回は、イベントを成功させるための段取り5ステップと、イベント派遣会社の選び方をご紹介します。

 

さらに、イベント派遣会社に頼めることや、イベント派遣会社を利用するメリットとデメリットなどについても解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

 

以下の記事ではイベントの運営スタッフ手配を派遣会社に依頼するメリットについて解説しております。

イベントの運営スタッフ手配を派遣会社に依頼するメリットとは

 

イベントを成功させるための段取り5ステップ

イベントを成功させるための段取り5ステップは、以下の通りです。

 

1.イベントの企画

2.イベントの会場選び

3.イベントの告知

4.イベントに必要なものを準備

5.イベント当日の運営

 

では、上記5ステップをそれぞれ解説していきましょう。

イベントの企画

イベントを成功させるには、企画が重要です。

 

企画を立てるうえで欠かせないのが、イベントを開催する目的でしょう

 

なぜ開催するのかを突き詰めていくとイベントの方向性が決まるため、ターゲットユーザーや当日の内容も考えやすくなりますよ。

イベントの会場選び

イベントの会場選びも大切なステップの1つです。

 

「家族で来場してほしいから、子育て世帯の割合が多い地域で開催しよう」など、ターゲットユーザーができるだけ多く参加できる会場を押さえましょう。

 

さらに、公共交通機関でアクセスしやすいかどうかもチェックが必要ですね。

 

また、日程に関しても、ユーザーが参加しやすいか考えて設定すると良いですよ。

イベントの告知

イベント内容・日程・会場が決まったら早めに告知を行い、できるだけ多くのユーザーを集められるようにしましょう。

 

告知方法は、ターゲットユーザーの目につきやすい媒体を利用するのがおすすめです。

 

若い年齢層にアプローチするならSNS、年配の方へ宣伝したいならチラシなどを検討してみてください。

イベントに必要なものを準備

必要なものをきちんと用意したかどうかが、イベント成功に関わってくるケースも多いです。

 

運営に必要なマニュアルはもちろん、スタッフや機材、備品まで、当日の運営を想定してトラブルがないように準備するのがポイントですよ。

イベント当日の運営

イベント当日は、準備していた段取りに沿ってスムーズに進行させていきます。

 

想定外のことも起こり得るため、スタッフ同士の連携を強めながら迅速な対応ができるようにしておきましょう。

 

「イベントの運営を成功できるか不安…」という方は、次章以降でご紹介するイベント派遣会社を利用するのも一押しですよ。

イベントの成功をサポート！イベント派遣会社とは

イベント派遣会社とは、イベントの業務に必要な能力を持ったスタッフを派遣し、運営をサポートしてくれる会社のことです。

 

スタッフを手配するだけでなく、スタッフの指示管理を頼める場合もあるため、利用することで当日の進行をスムーズに進められるでしょう。

 

さらに、イベント派遣会社の中には、イベントの企画から依頼できる会社もあります。

 

企画から運営までまるごと経験豊富なプロに任せれば、イベント成功にぐっと近付くでしょう。

イベント派遣会社にどんなことを頼めるの？

イベント派遣会社には、以下のような業務を依頼できます。

 

• 来場者受付
• インフォメーション
• アナウンス
• チケットもぎり
• 誘導
• セキュリティチェック
• 巡回
• ごみ回収
• 体験コーナー運営
• 表彰式進行
• サンプリング
• 会員獲得
• ワークショップ運営
• 抽選会
• キャラクターショー進行運営
• プロモーションエリア運営
• 景品引き換え
• 物販販売

 

「こんなにたくさんの業務を任せられるの！」と驚いた方も多いのではないでしょうか。

 

他にも、先ほどお話した通りスタッフの指示管理といった細かい運営や、イベントの企画から任せられる会社もあります。

イベント派遣会社に依頼するメリット

 

イベント派遣会社に依頼するメリットは、以下の4つです。

 

1.イベント運営の負担を減らせる

2.即戦力の人員を確保できる

3.短期間でスタッフを手配できる

4.イベントの企画から任せられる

 

こちらでは、上記4つのメリットを解説していきます。

イベント運営の負担を減らせる

イベント派遣会社に依頼することで、運営の負担を減らせます。

 

運営を自社のスタッフだけで行う場合、負担が大きくなってしまい、イベントの主目的を果たせなくなってしまうことも。

 

副業務だけでもイベント派遣会社に任せることでスムーズに運営できるので、成功に向けて円滑に進められるでしょう。

即戦力の人員を確保できる

イベント派遣会社に依頼することで、即戦力の人員を確保できます。

 

イベント派遣会社は、ヒアリングを行ったうえでイベントに合わせて適切なスキルや経験を持ったスタッフを割り当ててくれるため、安心して運営を任せられるでしょう。

 

自社のスタッフが時間をかけてイベント業務のスキルを身に付けるよりも、効率的に必要な人員を確保できるので、担当者の負担を抑えられますよ。

短期間でスタッフを手配できる

短期間でスタッフを手配できるのも、イベント派遣会社を利用するメリットです。

 

イベント派遣会社なら、「明日勤務するスタッフを手配したい！」といった緊急の要望が叶えられることも。

 

大きな会場でのイベントでは、急にスタッフが必要になることもありますよね。

 

イベント派遣会社をチェックしておき、何かあれば依頼できるように準備しておくと、万が一の場合も安心でしょう。

イベントの企画から任せられる

企画から任せられるイベント派遣会社なら、担当者は本業に専念しながらイベント当日を迎えられます。

 

プロに依頼すれば、数々のイベントを企画してきた経験をもとに、自社の目的達成に向けてより良い計画を練ってくれるでしょう。

 

「イベントの企画は慣れていないため上手く進められるか不安…」という方は、一度相談してみることをおすすめします。

イベント派遣会社を頼るデメリット

イベント派遣会社を頼るデメリットは、以下の2つです。

 

1.スタッフ手配に費用がかかる

2.希望を叶えられる派遣会社選びが必要

 

こちらでは、上記2つのメリットを解説します。

スタッフ手配に費用がかかる

イベント派遣会社に依頼すると、スタッフ手配に費用がかかります。

 

即戦力になるスタッフを配置することで、業務の効率化やイベント成功のサポートになるなど様々なメリットがありますが、人員確保にはどうしてもある程度の費用が必要なものです。

 

コストに見合うメリットがあるかを検討してから、イベント派遣会社への依頼を行いましょう。

希望を叶えられる派遣会社選びが必要

イベント派遣会社に依頼することが決まったら、希望を叶えられる会社選びが必要になります。

 

「運営をまるごと任せたいのに対応していない」「企画を依頼したいのに対応していない」といったことがないように、適切な派遣会社選びをしなくてはいけません。

 

イベント派遣会社の具体的な選び方は、次章でご紹介します。

イベント派遣会社の選び方

イベント派遣会社の選び方は、以下の3つです。

 

1.依頼したい業務に対応できるかで選ぶ

2.急なスタッフの手配が可能かで選ぶ

3.イベントの企画や運営を全て任せられるかで選ぶ

 

ここからは、上記3つの選び方を解説します。

依頼したい業務に対応できるかで選ぶ

依頼したい業務に対応できるかでイベント派遣会社を選びましょう。

 

イベント派遣会社のHPを確認したり、問い合わせてみたりして、イベントに必要な業務を依頼できるかチェックが必要です。

 

HPに記載されているものが全てではない場合もあるので、正確に把握したいときは問い合わせをして相談するのが一押しですよ。

急なスタッフの手配が可能かで選ぶ

急なスタッフの手配が可能かどうかで選ぶのも良いでしょう。

 

特に、余裕を持ってスタッフを配置できない場合は、「あと少しでイベント当日なのに、人員が足りていない！」ということになりかねないため、急ぎの手配ができる派遣会社がおすすめです。

イベントの企画や運営を全て任せられるかで選ぶ

イベントの企画や運営を全て任せられるかも、イベント派遣会社を選ぶときのポイントです。

 

企画や運営に慣れていないときは、プロのサポートが役に立つことが多々あります。

 

企画や運営などを全て任せられる業者であれば、「自社のスタッフのみで開催するのは難しいかも…」といった際も対応してくれるので、安心してイベント当日を迎えられるでしょう。

イベント派遣会社はワンコンシストがおすすめ！

イベント派遣会社はワンコンシストがおすすめです。

 

ワンコンシストは、イベント企画運営やスタッフ手配など、イベントに関してトータルで依頼できる会社であり、以下のような特徴があります。

 

• スタッフへの指示管理など、運営をまるごと任せられる
• ヒアリングのうえイベント企画の提案が可能
• お悩みに合わせて最適な人材手配ができる
• 外国語対応スタッフも手配可能
• 大型イベントの実績あり

 

ワンコンシストなら、当日のスタッフ指示管理も含め、運営をまるごと任せられるうえ、企画のご提案なども可能なため、トータルでイベントの開催をサポートできます。

 

また、スタッフ1人1人のスキルデータを管理していることから、イベントの業務に合わせて適切な人員の手配も可能です。

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外国語に精通したスタッフも多く在籍しており、英語以外に中国語や韓国語なども対応できます。

 

加えて、「大型2輪展示会」や「国際スポーツ祭典」など、大型イベントの実績もあるため、多くのスタッフが必要な大規模のイベントでもお任せいただけます。

 

イベント企画や運営に関して、どんなことでもお気軽にこちらのワンコンシスト公式HPからご相談ください。

まとめ

イベント成功のためには、以下の点に注意して派遣会社を選ぶのが重要です。

 

• 依頼したい業務に対応できるかで選ぶ
• 急なスタッフの手配が可能かで選ぶ
• イベントの企画や運営を全て任せられるかで選ぶ

 

最適な派遣会社を選べば、即戦力のスタッフを手配できるので、イベントの運営をスムーズに進められるでしょう。

 

「イベントの開催を検討しているけど、どのように進めていけばいいかわからない…」といった方は、ぜひ私たちワンコンシストへお気軽にご相談ください。

 

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