イベントを企画するにあたって必要な人材を考える企業様にとっても、

初めてイベント派遣会社に登録したキャストにとっても、

実際の現場での動きのイメージが湧きにくいかと思います。

 

この記事では、タイトルの通り、

現場で大きく分けられる「運営」と「進行」がどのようなものなのか

簡単にご紹介していきます。

 

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当日の役割分担

 

タイトルの通り、イベント運営の要素として大きく「運営」と「進行」に分かれることがほとんどです。

ざっくり分けると、誘導や受付などを行い来場者の方がスムーズにイベントを楽しんでいただく役割が「運営」となります。

それに対し、イベントのステージや演出プログラムを円滑に進めていく役割が「進行」となります。

 

運営パートでの管理者は、運営統括や運営ディレクター。

進行パートでの管理者は、舞台監督や進行ディレクター。

これらの管理者から、キャストは業務オリエンを受けて現場に臨むこととなります。

 

イベントスタッフ手配を人材派遣会社に相談しようか迷っている方は

イベントの運営スタッフ手配を派遣会社に依頼するメリットとはも是非ご覧ください。

 

 

「運営」とは？

先程、運営とは来場者の方がスムーズにイベントを楽しんでいただく役割とお伝えしました。

ここでは簡単に運営における必要要素や運営のなかでさらに分かれる配置について

一部になりますが記載していきます。

 

運営マニュアル

 

運営の業務オリエンを行う際に必要となるのが運営マニュアルです。

運営マニュアルとは、イベントの全体概要から誘導計画、各配置での役割や詳細なオペレーションなどを資料化したものとなります。

ほとんどのイベントの場合、イベント当日の数ヵ月前から主催者の方と共に実施計画を練りながら作る資料となります。

 

ですので、キャストに対する業務オリエンや困った際に確認するための機能のみならず、

主催者の方と、派遣キャストを取り纏める管理者や現場当日に派遣されるキャストが

共通認識を持ってイベント当日に臨むためという大事な役割も担っている資料となります。

 

 

受付

 

運営の中でよくある配置についても簡単に説明していこうと思います。

まずは「受付」。

 

こちらはイメージしやすい人も多いのではないでしょうか。

来場者の方を会場にご案内する前に行うのが受付。

イベントの受付の方法はさまざまな種類があります。

事前にご予約いただいた方を紙ベースのリストを使ってチェックする受付方法。

事前に発行や送付されている紙チケットをもぎる受付方法。

事前にお送りした招待状を確認してご案内する受付方法。

最近では、電子チケットを使った受付方法も数多くあります。

 

受付のキャストに対して重視されることが多い要素は「明るさ」と「丁寧さ」。

来場者にとって最初の窓口となることが多い受付キャストの雰囲気は

そのイベントにおける第一印象となりますので明るい挨拶が求められます。

そして、様々な受付方法があると記載しましたが、

時には入場料など現金を扱うこともあるのが受付です。

そのため、丁寧さや正確さも重視されるひとつの要素です。

 

 

誘導

 

運営の中でよくある配置をもうひとつ紹介していきます。

それが「誘導」。

 

誘導の大きな役割は、来場者の方が快適に楽しんでいただくために、

迷わずに目的地に進めるようにご案内することや、

混雑によるストレスを軽減するためのスムーズなご案内となります。

その日のイベント会場の特性や、混雑を事前に想定し、

サインパネルの掲出や手持ちでの看板なども使用しながら誘導を行っていきます。

誘導のキャストは受付同様に明るさももちろん必要ですが、

声を出して誘導することがほとんどですので来場者の方に伝わるような「声出し」「元気」などが重視されます。

 

「進行」とは？

 

進行についてははじめに、イベントのステージや演出プログラムを円滑に進めていく役割と記載しました。

進行についても、よく必要となる要素をご紹介していきます。

 

進行台本

 

進行で必ず必要となってくるものは進行台本です。

ステージを管理する舞台監督や進行ディレクターにとってはもちろん、

実際にステージに上がる出演者や、演出に関わる映像や音響、

照明などを管理するオペレーターなどにとっても当然大事な資料となります。

全体プログラムに対して、細かなプログラムそれぞれに割り振り（ラップライム）なども記載している資料となりますので、

全体の時間の押し巻きを管理するのにも必要な資料です。

 

 

リハーサル

 

進行で行う事前準備の大きなものにリハーサルというものがあります。

リハーサルの中にも、音響照明映像などのオペレーターとの確認のみを行うリハーサル（テクリハ）や、

本番と同様にプログラムを通しで行うリハーサル（ランスルー）など種類があり、どれも本番を迎えるにあたり非常に重要な存在です。

 

 

タイムキープ

 

進行台本の部分でも触れましたが、タイムキープ（時間管理）も大切な要素です。

ステージプログラム自体があまりにも押したり、巻いたりしてしまうと、

来場者の方もお目当てのプログラムが時間通りに見れないことに対しストレスを感じてしまいます。

また、イベント自体の開催時間や、会場自体の借用時間の兼ね合いからも必要です。

 

進行に必要な要素ばかりを並べてしまったので、

キャストの方は自分が進行キャストで入った場合は何をするのだろう？という疑問が湧いてしまったかもしれません。

ここまで記載したものへのサポートが主な業務となります。

よくあるのは、ステージ上のセットの転換フォロー、出演者のアテンドや介添え対応、タイムキープをするための計時回線という機械の設定などです。

 

 

 

人材の手配はHUMAN RESOURCERSへ

 

今回は簡単に「運営」と「進行」の２つに分けてご紹介してみました。

もちろん、イベントの内容によって、より細かな役割やより細かな要素がたくさんあります。

役割分担も、運営と進行の壁を越えて掛け持ちをするような場合もありますし、

もっと細かな役割を1人ではなく複数人で対応することもあるでしょう。

 

どんな配置、役割であれ全てイベントの成功を導くために必要不可欠な存在です。

弊社では、発注いただいたキャストの手配はもちろんのこと、

事前にご相談いただければイベントの内容や規模を加味して適切な役割や人数をご提案させていただくことも可能です。

 

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イベントをお考えの方、是非お気軽にご相談頂ければと思います。

 

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