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株主総会の運営はイベント企画運営のプロに任せた方がいい理由を解説

株主総会の運営はイベント企画運営のプロに任せた方がいい理由を解説

株主総会の運営はイベント企画運営のプロに任せた方がいい理由を解説

株主総会の運営に力を入れることは、企業の健全な成長や社内外からの信頼を得ることにつながります。

 

しかし、運営にはいくつもの準備が必要なため、事前に流れを押さえておくことが大切です。

 

今回は、株主総会の概要、株主総会開催までの運営の流れ、株主総会当日の運営における流れをご説明します。

 

さらに、株主総会の運営を成功させるポイントや、株主総会の運営をプロに任せた方がいい理由3選をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

株主総会とは

株主総会とは、株式会社の株主が集結し、議案を検討したり決議したりする会議です。

 

会社の経営方針や業績、将来の展望が株主に開示され、会社の方向性に関して重要な決定を行います。

 

株主総会は2種類にわけられ、1年に1回必ず開催される「定時株主総会」と、必要なときに開催される「臨時株主総会」が挙げられます。

 

また、定時株主総会は、事業年度の終了後に事業報告や今後の見通しについて議論されるのに対し、臨時株主総会は資本金の増額など緊急で開催しなければいけないときに実施される会議です。

株主総会開催までの運営の流れ

株主総会開催までの運営は、以下5つのステップで進めていきます。

 

  • 開催日時と場所を決める
  • 招集通知を送る
  • 質疑応答の準備をする
  • 記念品を準備する
  • リハーサルを実施する

 

上記5つのステップをご説明します。

開催日時と場所を決める

まずは、株主総会の開催日時と場所を決めます。

 

定時株主総会の場合、事業年度終了の日から、2ヶ月〜3ヶ月以内に開催されるのが一般的です。

 

場所については、どこで開催しても問題ありませんが、株主が参加しやすいかどうかを考慮して決定するのが望ましいでしょう。

 

最近では、インターネット等を活用して行う「バーチャル(オンライン)株主総会」を実施する会社も増えています。

招集通知を送る

株主総会の開催にあたり、開催要項や議案を周知するための招集通知を送りましょう。

 

定時株主総会の招集通知には、法律で定められている以下4つの項目を記載する必要があります。

 

  • 株主総会の日時・場所
  • 株主総会を開催する目的・総会の議題
  • 議決権の行使に関する事項(議決権行使書用紙の使用方法や返送の方法など)
  • その他(議決権の代理行使についてなど)

 

また、招集通知は株主総会の2週間前までに送るようにしましょう。

質疑応答の準備をする

株主総会では、必ず株主が役員に直接質問する質疑応答の時間が設けられます。

 

会社側は原則回答しなければいけないので、スムーズに回答できるように想定される問答集を作成しておきましょう。

 

想定問答集を作る際は、質問されるジャンルの項目をわけてから、自部署だけではなく各部署に相談したり、証券代行・サポート会社に確認してもらったりすることをおすすめします。

記念品を準備する

株主総会は、株主との信頼を構築する重要な機会なので、お土産として記念品を贈ることが一般的です。

 

自社製品を贈る場合もありますが、外注する場合は下記のポイントを意識してみましょう。

 

【記念品に適しているもの】

 

  • もらっても困らないもの
  • 持ち帰りやすいもの
  • オリジナリティがあるもの

 

年齢や性別にかかわらずたくさんの人が訪れることを想定しつつ、1つあたり1,000円〜2,000円程度のものが選ばれる傾向にあります。

リハーサルを実施する

株主総会を成功させるために、事前にリハーサルを実施しましょう。

 

本番前にシナリオに沿ってそれぞれの動きを確認し、課題を見つけて修正することが大切です。

 

リハーサルでは、設営物・掲示物・人員の配置・株主の誘導経路・質問の応対・議長の対応など、多岐に渡ってチェックするようにしてください。

株主総会当日の運営における流れ

株主総会のイメージ

こちらからは、株主総会当日の運営における流れについてご紹介します。

 

  • 会場の設営・準備を行う
  • 参加者の受付をする
  • 進行する
  • 撤収をする
  • 議事録を作成する
  • 決議通知書を作成する

 

6つのステップを押さえておき、円滑な進行につなげていきましょう。

会場の設営・準備を行う

会場の設営や準備を行っていきます。

 

受付やテーブル、椅子を用意したり、導線の確認や機材を起動して不具合がないかチェックしたりすることが大切です。

参加者の受付をする

株主総会に部外者が侵入しないように、招集通知表や委任状を確認する受付を行います。

 

また、株主総会終了後は、参加いただいた感謝を伝えながら記念品を渡しましょう。

進行する

株主総会の当日は、以下の流れで進行することが多い傾向にあります。

 

1.議長の就任・開会宣言

2.出席株主数と議決権数の報告

3.監査報告

4.事業内容の報告

5.議案の提出

6.審議方法の確定

7.議案の審議・質疑応答

8.議案の決議

9.閉会宣言

 

議長は代表取締役が務めることが多く、事前に作成した司会進行・議事進行のシナリオをもとに進めていきます。

 

審議方法は、全ての議題をまとめて説明してから審議などを一括で行う「一括審議方式」が一般的ですが、慎重に審議する際は各議題ずつ説明・審議・質疑応答・決議を行う「個別審議方式」を選択しましょう。

撤収をする

株主総会が終了したら、会場の撤収作業を進めます。

 

会場の使用終了時間にあわせて、ゴミなどを残さないように回収しながら撤収作業を行いましょう。

議事録を作成する

株主総会を開催した後は、会社法施行規則第72条第3項に定められている項目をもとに「議事録」を作成する必要があります。

 

作成後、本店では10年間、支店では写しを5年間保存することが義務付けられているので、注意しましょう。

決議通知書を作成する

株主総会で決議された内容を株主に伝える「決議通知書」も作成しましょう。

 

法律で義務付けられている訳ではありませんが、株主との良好な関係やリスク管理のために作成することがおすすめです。

株主総会の運営を成功させるには?

株主総会の運営を成功させるには、以下4つのポイントを押さえておきましょう。

 

  • 早い段階で準備を始める
  • 企画・運営のプロに任せる
  • 「株主ファースト」を意識する
  • ハイブリッド型など最善の開催方法を検討する

 

上記4つのポイントについてご説明します。

早い段階で準備を始める

株主総会の運営には様々な準備が必要なので、なるべく早い段階から取り掛かることが大切です。

 

準備が不十分なまま株主総会を開催すると、株主からの信用を低下させる恐れがあります。

 

会社法によって、招集通知の発送などの期間が定められているので、期日に間に合うように余裕をもって進めていきましょう。

企画・運営のプロに任せる

株主総会の企画・運営は、今回ご紹介してきたように多岐に渡る作業が求められるため、プロのイベント会社に任せることも検討してみましょう。

 

プロに依頼することで、担当者が多大な労力をかけることなく円滑な運営をすることができます。

 

株主総会の企画運営でお困りの方はぜひ「ワンコンシスト」にご相談ください。

「株主ファースト」を意識する

株主総会では、出資してくれている株主への丁寧な対応も心がけましょう。

 

事前に準備した回答をただ伝えるのではなく、株主の意向を意識しながら臨機応変な対話をすることがポイントです。

ハイブリッド型など最善の開催方法を検討する

株主総会の開催方法についても考慮してみてください。

 

以前までは、実際の会場に株主を集めて開催する方法が一般的でしたが、現在はオンラインを使用した「バーチャル株主総会」が注目を集めています。

 

また、バーチャル株主総会には、実際の会場とオンラインを選択できる「ハイブリッド型」もあり、株主側は参加しやすく企業側は株主ファーストの姿勢をアピールできるなど双方にメリットがあるでしょう。

株主総会の運営をプロに任せた方がいい理由3選

円滑に株主総会を運営するには、下記3つの理由からプロに任せることがおすすめです。

 

  • 多大な労力をかけずに抜けもれなく開催できる
  • 株主にストレスを与えずに進行できる
  • 規模に関わらずスムーズに運営できる

 

上記3つの理由についてご説明します。

多大な労力をかけずに抜けもれなく開催できる

株主総会の運営をプロに依頼することで、多大な労力をかけずに抜けもれなく開催できます。

 

運営において、会社法に遵守した準備や想定問答集の作成など、多岐に渡る作業があるため、知見が備わってない場合は多大な労力がかかりがちです。

 

そこで、株主総会の運営をプロに任せることで、従業員は株主の対応に専念することができ、株主総会の成功につながるでしょう。

株主にストレスを与えずに進行できる

プロのノウハウによって、株主にストレスを与えない進行ができるのも、任せるメリットの1つです。

 

「円滑に進行されない」「質問に対してしっかりと答えてもらえない」など、株主がストレスを感じると、信頼を失う可能性もあります。

 

株主が戸惑う部分がないように入念な準備をすることは、会社の健全な成長のために必要不可欠です。

規模に関わらずスムーズに運営できる

プロに任せることで、規模に関わらずスムーズに株主総会を運営できます。

 

株主総会は、規模が大きくなるほど準備に手間や時間がかかるものです。

 

従業員だけで全てをこなそうとすると、もれが出たりなどのリスクが考えられるので、外部のサポートを利用してみてはいかがでしょうか。

株主総会の運営は「ワンコンシスト」にお任せください!

今回は、株主総会の概要、株主総会開催までの運営の流れ、株主総会当日の運営における流れ、株主総会の運営を成功させるポイントなどをご説明しました。

 

株主総会の運営は、開催日時と場所の設定から、招集通知の送付や想定問答集の作成など、幅広い準備が必要になります。

 

社内外からの信用や社会的評価を得る基盤を構築するためにも、運営に力を注いでいきましょう。

 

株主総会の運営でお困りの方は、「ワンコンシスト」にお任せください。

 

人材派遣会社として創業20年のノウハウをもとに、経験豊富な弊社社員やチーフキャストを管理者として派遣することで、実施計画書やタイムスケジュール、進行構成台本や物品手配など、幅広くサポートすることが可能です。

 

企画運営可能エリアは全国なので、まずはお気軽にご相談ください。

 

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この記事の筆者

Y. Sato

「人生経験したもん勝ち」がモットー。
習うより慣れろ精神で、キャスティング、総務、マーケティングなど幅広い業務の管理を担当。

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