「事務局を運営したいけど、他の仕事で手一杯になっている」「事務局運営が初心者だから、何かと不安」と悩んでいる方におすすめなのが、事務局運営代行です。

 

事務局運営代行サービスを使用すれば、担当者の負担を軽くできるうえ、プロの視点をもとに運営することができます。

 

今回は、事務局運営代行の概要、代行できる事務局運営業務6つ、事務局運営代行サービスを依頼するタイミングについてご紹介します。

 

さらに、事務局運営代行サービスを利用するメリットや流れ、事務局運営代行会社の選び方もお話しますので、ぜひ参考にしてみてください。

事務局運営代行とは

事務局運営代行とは、事務局が行う企画やホームページの作成といった業務を、代行するサービスのことです。

 

事務局の設置を行うイベントには、研修・セミナー、学会や展示会など、様々な種類がありますが、自社の業務と並行して進めていくことは難しいもの。

 

このため、外部の代行サービスを活用することで、担当者の負担を和らげてプロの視点をもとに運営でき、結果的に生産性を向上させることができます。

代行できる事務局運営業務6つ

代行できる事務局運営業務としては、主に以下6つが挙げられるでしょう。

 

• 企画の立ち上げ
• ホームページの作成
• 問い合わせへの対応
• 備品の手配
• イベント運営
• 事後処理

 

上記6つの業務についてお話します。

企画の立ち上げ

事務局運営に関する企画の立ち上げも、代行してもらうことができます。

 

初めて事務局運営を行うときは、「どんなターゲットに向けた企画を立てれば良いのかわからない」「目的達成のためにどんな企画をすれば良いんだろう」と頭を抱えている方も多いと思います。

 

事務局成功のために綿密な企画は必要不可欠なので、プロの手を借りながら、成果が見込める企画を考えてみましょう。

ホームページの作成

ホームページの作成も、事務局運営代行をすることができます。

 

普段からパソコンになじみがないと、どうしてもホームページ作成に抵抗を感じてしまう方も多いでしょう。

 

また、ホームページは作成して終わりではなく、アクセス数が増えていくように工夫を重ねていかなければいけません。

 

集客を増やすためには専門的な知識が必要になるので、代行サービスを利用して手軽にたくさんの人に告知をしましょう。

問い合わせへの対応

事務局運営の準備を進める中で必要な、問い合わせへの対応も代行することができます。

 

メールや電話の問い合わせも、全て応対してもらえれば、コア業務にとことん集中できますよね。

 

お客様と直接コミュニケーションをとる業務だからこそ、カスタマーサービスに精通したプロに対応してもらえることで、より顧客満足度を高めることにつながります。

備品の手配

面倒になりがちな備品の手配も、代行サービスを使うことができます。

 

代行サービスを利用すれば、企画にどんな備品が必要なのかまとめてもらい、準備してもらうことが可能です。

 

事務局によっては、専門知識がなければ適切な備品を調達することができなかったり、どのように稼働させるのかがわからなくなったりすることも。

 

備品の手配だけではなく設置も頼んでしまえば、当日を安心して迎えられるでしょう。

イベント運営

当日のイベント運営も、代行サービスを利用して進めることが可能です。

 

進行プログラムの作成や会場・出演者・司会者の手配、セキュリティ対策など、イベント運営には様々な業務が発生します。

 

このような業務を、運営者の代行としてプロが担当するため、効率的に価値のあるイベントを作り上げることができるでしょう。

事後処理

イベントは、開催した後にも以下のような業務をこなす必要があります。

 

• 参加者にお礼のメールを送る
• 参加者からフィードバックをもらう
• 次のイベント開催をアナウンスする

 

わざわざ時間を割いて参加してくれた方へのお礼は、イベント当日の写真も添付するのがおすすめ。

 

また、次回のイベントをより良いものに仕上げるためのフィードバックは必ずもらい、できるだけ早くアナウンスをすることでリピート率も高めていきましょう。

 

事務局運営代行サービスを依頼するタイミング

 

事務局運営代行サービスは、以下のようなタイミングで依頼を検討してみてください。

 

• スタッフが不足している
• 事務局運営のノウハウがない
• 大規模なイベントでスタッフを増やしたい
• 特別なテーマ性だから専門家にサポートしてほしい

 

これらの状況のまま手探りで事務局運営をスタートしても、なかなか思うようにいかなかったり、失敗を繰り返したりなどが起きてしまいます。

 

現状の悩みを抱えたままがむしゃらに進めるのではなく、外部のサポートを上手に利用しながら、期待以上の成果を出していきましょう。

事務局運営代行サービスを利用するメリット

事務局運営代行サービスを利用するメリットとしては、以下3つが挙げられます。

 

• 担当者の負担を軽くできる
• プロの視点をもとに運営できる
• コア業務に専念できる

 

上記3つのメリットについてお話していきましょう。

担当者の負担を軽くできる

事務局運営代行サービスを利用すれば、担当者の負担を軽くすることができます。

 

普段とは異なる事務局運営業務に取り掛かる担当者は、多忙を極めるうえ、精神的にも苦しくなることが考えられるでしょう。

 

全て自社で完結させるのではなく、外注をすることで、大切な自社の社員を守ることができるのです。

プロの視点をもとに運営できる

事務局運営代行サービスを利用することで、プロの視点をもとに運営できるでしょう。

 

何度も事務局運営に携わっている代行会社なら、開催の目的に向けてどのような運営をするべきか、ノウハウを駆使しながら提案してくれます。

 

初心者にはなかなか思いつかないような策を、経験をふまえてサポートしてくれるので、大きな成功が望めるでしょう。

コア業務に専念できる

コア業務に専念できるのも、事務局運営代行サービスにおけるメリットの1つです。

 

あえて外注を選択することで、従業員は経営に直結するコア業務のみに専念することができます。

 

これにより、生産性や顧客満足度の向上が期待できるでしょう。

事務局運営をアウトソーシングする流れ

事務局運営をアウトソーシングするときは、以下3つの流れで行なっていきましょう。

 

1.代行を依頼する業務を洗い出す
2.代行会社を選ぶ
3.代行会社と共に運用を行う

 

上記3つの流れについてお話していきます。

代行を依頼する業務を洗い出す

まずは、どんな業務の代行を依頼するか、洗い出してみましょう。

 

自社で負担になっている業務や、ノウハウに不安がある業務などをリストアップして、整理してみてください。

 

事務局運営のどの業務を自社が担当するかによって、サービス内容や代行会社の選び方も異なります。

代行会社を選ぶ

代行を依頼する業務を選定したら、代行会社を選んでいきましょう。

 

自社の希望にマッチする会社を選ばなければ、なかなか思っているように業務へ取り組んでもらえなかったり、希望通りの成果を上げられなかったりなどが考えられます。

 

具体的な代行会社の選び方は、記事の後半でご紹介していますので、ぜひご覧ください。

代行会社と共に運用を行う

代行会社と契約をした後は、共に運用を行なっていきます。

 

自社の希望を伝えながら、目的を達成するために二人三脚で進んでいくのです。

 

代行会社は事務局運営のプロでもあるので、疑問を感じた場合は些細なことでも相談してみてください。

事務局運営代行会社の選び方

自社に適した事務局運営代行会社を選ぶには、以下3つの項目をもとに選んでいきましょう。

 

• 豊富な実績があるか
• 必要な業務を代行してもらえるか
• 企画から全て任せられるか

 

上記3つの項目についてお話します。

豊富な実績があるか

事務局運営代行会社に豊富な実績があるか、確認してみましょう。

 

事務局運営を数多くサポートしていたり、大規模な運営を手掛けた経験があったりなどの会社なら、安心して任せることができますよ。

必要な業務を代行してもらえるか

自社で希望している外注業務を、全て代行してもらえるかもチェックポイントです。

 

会社によって代行範囲が異なるので、もしかすると「運営はできるけどスタッフ派遣は対応していない」などもあるかもしれません。

 

事前にどんな業務を代行してもらえるか、忘れずに聞いておきましょう。

企画から全て任せられるか

企画から全て任せられる代行会社かどうかも、ぜひチェックしてみてください。

 

事務局運営の目的に沿って、企画から運用まで一気通貫で提供している会社であれば、運営が未経験の方も期待通りの成功を収められるでしょう。

事務局運営代行サービスなら「ワンコンシスト」！

事務局運営代行サービスを探している方は、ぜひ「ワンコンシスト」へご相談ください！

 

ワンコンシストでは、細かいご要望をお伺いしたうえで、企画からイベント運営まで全てのご対応をお任せいただけます。

 

各イベントに応じて、外国語対応が可能なスタッフやレジ経験者など、必要な人材を派遣することも可能ですので、人材をお探しの方もご安心いただけるかと思います。

 

イベント成功のために、細部にわたる準備と管理を行なっていきますので、ぜひ事務局運営代行サービスの詳細をご覧ください。

 

人材派遣会社「ワンコンシスト」の派遣実績はこちら

まとめ

今回は、事務局運営代行の概要、代行できる事務局運営業務6つ、事務局運営代行サービスを依頼するタイミングなどについてご紹介しました。

 

自社に適した事務局運営代行サービスを見つけて、効率的にイベント成功を達成していきましょう。

 

人材派遣会社「ワンコンシスト」のサービスはこちら

 

 

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