「イベント運営ってどんなステップで行えばいいの？」という疑問を持つ方は多いと思います。

今回は、イベント運営の基本的な流れを12ステップでご紹介します。

さらに、イベント運営に必須の運営マニュアルについて、作成する理由や記載する情報、作成のポイントも解説していくので、ぜひ最後までお読みください。

イベント運営とは？

イベント運営とは、以下のようにイベント開催に関わる全ての業務のこと。

 

• イベントの企画
• 会場選定・機材や人員の手配・広報などのイベント準備
• イベント当日の進行
• イベント終了後のアンケート集計など

 

上記のように、イベント運営に当てはまる業務は、当日の進行だけでなくイベント開催に伴う様々な作業があります。

イベント運営をどのようなステップで行っていくかについては、次章にて解説していきましょう。

イベント運営の基本的な流れ【12ステップ】

イベント運営の基本的な流れは、以下の12ステップに分けられます。

 

1.イベントの企画をする

2.本番スケジュールを決める

3.イベント会場を決める

4.制作スケジュールを作成する

5.イベントの集客をする

6.運営マニュアルを作成する

7.機材や人員の手配をする

8.制作物（看板・装飾・パンフレットなど）を作成する

9.イベント会場設営

10.イベント当日の運営をする

11.イベント会場撤去

12.イベント後、結果を分析して次回につなげる

 

こちらでは、上記12ステップについて解説していきましょう。

イベントの企画をする

イベントの企画は、イベント運営において特に力を入れるべき部分の1つです。

 

企画は以降のステップにも大きく関わるため、イベントを無事成功させることにもつながります。

企画のステップでは、「イベントを開催する目的」「イベントのコンセプト」「ターゲットユーザー」「開催の日程」「イベント内容」などを決定していきましょう。

「イベントの企画に慣れていなくて、上手に進めていく方法がわからない…」という方は、企画のプロであるイベント企画運営会社に相談してみるのがおすすめです。

本番スケジュールを決める

次に、イベントの本番スケジュールを決めます。

 

イベント開催日は、ターゲットユーザーが参加しやすい日程にすると良いでしょう。

例えば、趣味に関するイベントであれば土日や祝日の方が参加しやすく、ビジネスに関するイベントでは平日が参加しやすいといった特徴があります。

イベント会場を決める

イベント会場は、以下の点に考慮して選んでみてください。

 

• アクセスのしやすさ
• 収容人数
• 機材や設備
• 電波の状況
• 会場のルール
• 会場費などのコスト

 

最寄り駅からのアクセスや、来場者数に合う会場かどうかはもちろんのこと、会場設備・電波状況・会場のルールなども、当日の進行に関わる大切なチェックポイントです。

 

上記のポイントを押さえたうえで、予算に合った会場を探してみましょう。

制作スケジュールを作成する

開催日に向けて制作スケジュールを作成しましょう。

 

イベント開催日から逆算して、「○○月○○日までに何を終わらせるべきか」を考えながらスケジュールを立てていきます。

スケジュールが1つ遅れるだけでイベント開催に悪影響を及ぼす可能性があるので、スケジュールの管理もしっかり行いましょう。

イベントの集客をする

イベントの集客方法は、以下のようなものがあります。

 

• SNSでの告知
• 自社サイトへの掲載
• WEB広告の利用
• チラシ・DMでの告知
• フリーペーパーの活用

 

「イベントのターゲットユーザーが見てくれるのはどれか」という視点から、適切な方法を選んでみてください。

運営マニュアルを作成する

次に、運営マニュアルを作成していきましょう。

 

運営マニュアルがあると「スタッフへの情報共有がしっかりできる」など、様々な利点があります。

運営マニュアルが重要な理由や記載すべき情報、作成のポイントなどの詳細は、次章以降で詳しくご紹介します。

機材や人員の手配をする

機材や人員の手配をするのも、大切なステップの1つです。

イベントによって、必要な機材や備品、最適なスタッフの人数は大きく変わります。

十分な機材や人員が揃っていない場合、当日のトラブルにもつながるため、「ステージ周りにはこの機材と人員が必要」といったように、じっくり配置について考えてみましょう。

制作物（看板・装飾・パンフレットなど）を作成する

制作物を作成するステップでは、イベントに必要な看板・装飾・パンフレットなどを作ります。

作成する際は、イベントのコンセプトに合わせてデザインし、イベントの魅力がより伝わるように制作しましょう。

イベント会場設営

イベント当日、限られた時間内に会場設営を行います。

 

設営には、「搬入での荷下ろし」「機材などの運搬」「ステージや備品のセッティング」「配布物のセッティング」といった多くの仕事があります。

当日、時間を気にして慌てないためにも、十分な数のスタッフを手配しておく必要があるでしょう。

イベント当日の運営をする

イベント当日の運営業務としては、以下のような内容が挙げられます。

 

• 全体の進行管理
• 受付
• 誘導
• 司会
• ステージ転換
• 照明や音響
• 動画の撮影
• アンケート調査
• 不測の事態への対応

 

イベントによっては、他にも「セキュリティチェック」や「物販販売」など、多くの仕事が求められるケースもあります。

イベント会場撤去

イベント終了後は速やかに撤去作業に入ります。

 

会場の使用時間は限られているため、余裕を持ったスタッフ数で撤去作業を行いましょう。

イベント後、結果を分析して次回につなげる

イベント後は、しっかりと今回の結果を分析したうえで、次回のイベントにつなげられるようにします。

イベント時に収集したアンケートなどを元に課題や改善点を洗い出し、運営に携わるメンバー内で「次回のイベントはどうするべきか」などを話し合いましょう。

イベントにおいて運営マニュアルが重要である理由

イベントにおいて運営マニュアルが重要である理由は、以下の4つです。

 

1.イベント運営における指標づくり

2.スタッフへの情報共有が効率的になる

3.ミスを防ぎ、トラブル対応もスムーズにできる

4.次回のイベント運営時にも役立つ

 

こちらでは、上記4つについて解説します。

イベント運営における指標づくり

運営マニュアルは、イベント運営における指標にもなります。

 

イベントに関わる会社が複数ある場合、運営マニュアルという指標があることで、認識をすり合わせることができるのです。

スタッフへの情報共有が効率的になる

スタッフへの情報共有が効率的になるというのも、運営マニュアルが重要である理由の1つです。

運営マニュアルがないと、スタッフ一人ひとりに仕事内容を教えなくてはいけないですが、運営マニュアルを作成していれば配布するだけで共有ができます。

また、スタッフ個人が行う業務以外にも、全体の流れについて伝えられるため、イベント全体の進行を把握しながら自主的に行動することにもつながるでしょう。

ミスを防ぎ、トラブル対応もスムーズにできる

運営をマニュアル化することで、スタッフのミスを防ぎ、トラブル対応もスムーズにできます。

運営マニュアルを活用すれば、業務の内容を明確に詳しく伝えてミスを防げますし、トラブル対応についても記載すれば不測の事態にも適切な対応が可能でしょう。

次回のイベント運営時にも役立つ

運営マニュアルの作成は、次回のイベント運営にも役立ちます。

イベント終了後にマニュアルを見返して、次回への課題や改善点を話し合うことができるうえ、次回のイベントで使う運営マニュアルもさらに良いものが作れるでしょう。

イベント運営マニュアルに記載する情報

イベント運営マニュアルに記載する情報には、以下のようなものがあります。

 

• 実施概要（目的）
• 会場使用計画・会場図面
• 運営組織図
• タイムスケジュール
• 当日のプログラム
• オペレーション計画
• 会場に設置する案内板計画（会場サイン計画）
• イベントでの配布物リスト
• 搬入出計画
• 控室情報
• 参加者からのよくある質問と回答
• 使用する機材や備品のリスト
• 新型コロナウイルス感染症対策
• その他注意事項緊急時対応（災害発生時・遺失物対応など）

 

マニュアルの内容に漏れがないか確認するため、事前に読み合わせしておくのがおすすめです。

また、運営マニュアルに記載される情報には、会社の内部情報や個人情報が含まれるため、取り扱いに十分注意しましょう。

イベント運営マニュアル作成のポイント4つ

イベント運営マニュアル作成のポイントは、以下の4つです。

 

1.誰でも理解できるように記載する

2.シミュレーションを行ったうえでオペレーションを策定

3.該当ページを探しやすいように構成をする

4.トラブル発生時の対応についてわかりやすく記載する

 

こちらでは、上記4つのポイントについて解説します。

誰でも理解できるように記載する

運営マニュアルは、誰でも理解できるように記載しましょう。

スタッフが読んだときに「内容がわかりづらい…」と思われては、マニュアルを上手く活用できません。

誰にでも伝わりやすい文章を心掛け、わかりやすい表や図を挿入してみるのも良いでしょう。

シミュレーションを行ったうえでオペレーションを策定

運営マニュアルを作成する際は、シミュレーションを行ったうえでオペレーションを策定する必要があります。

シミュレーションを行わないと、当日のオペレーションで想定外の支障が出ることがあるため、必ず業務ごとに実戦的なシミュレーションを実施し、マニュアルに反映させましょう。

該当ページを探しやすいように構成をする

該当ページを探しやすいように構成をするのもポイントの1つです。

スタッフが担当業務に関するマニュアルを探しやすくするため、レイアウトなどを工夫してみましょう。

トラブル発生時の対応についてわかりやすく記載する

トラブル発生時の対応についてわかりやすく記載するのも大切なことです。

万が一の事態が起きてしまった際、スタッフが冷静な対応を行えるようにするため、トラブルごとの対応方法を、誰が見ても把握できるようにしましょう。

トラブルごとの対応窓口についても、明確に記載しておくのがおすすめです。

イベント運営なら「ワンコンシスト」にお任せください！

イベント運営は、当日の進行だけでなく多くの事前準備が必要なため、無事に成功させるためにも、プロであるイベント企画運営会社に相談するのがおすすめです。

私たち「ワンコンシスト」は、イベント現場で培ってきた豊富な経験をもとに、安心安全な運営を行うための事前準備から当日運営までの全てをサポートさせていただきます。

「イベント開催の予定だが、理想のイベントの実現や、余裕を持った事前準備ができるか不安…」という方は、ワンコンシストの公式サイトからぜひ一度ご相談ください。

 

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まとめ

イベント運営は、当日の進行だけでなく様々な準備などが必要になります。

今回の記事で解説した「イベント運営の流れ12ステップ」を押さえながら、開催に向けて着実に準備していきましょう。

イベント運営を成功させるために、運営マニュアルを必ず用意するのもポイントです。

「準備すべきことが多すぎて、イベント開催に向けて慌てている…」という方は、ぜひお気軽にイベント企画運営会社のワンコンシストにご相談ください。

 

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