「イベント運営の役割分担にはどんなものがあるの？」と疑問に思う方は多いでしょう。

 

今回は、イベント運営における役割分担について、準備・当日・事後対応まで詳しく解説していきます。さらに、イベント運営に必要な運営チームについてや、必要なメンバーの人数についてもご紹介するので、ぜひチェックしてみてください。

イベント運営チームとは？

イベント運営チームとは、主催するイベントの「準備」「当日の運営」「イベント後の対応」をするチームのこと。

運営チームのメンバーは、イベントを無事に成功させるため、役割分担をしてそれぞれの担当業務をこなしていきます。

次章からは、イベント運営に必要な人数や、役割分担について解説していきましょう。

イベント運営に必要な人数

イベント運営に必要な人数は、規模や内容によって異なります。

例えば、「中規模のPOP UPストア」などのイベントでは、事前の準備に10名ほど、当日の運営には約15名以上の人数が必要になるでしょう。

一方、「展示会ブース」などでは上記よりも少人数の場合もありますし、より大きなイベントになると準備や運営にさらに多くの人数が必要なケースもあります。

イベント準備における役割分担

イベント準備における役割分担は、以下の6つです。

 

1.運営チームリーダー

2.会場担当

3.手配担当

4.機材・備品準備担当

5.制作物担当

6.広報担当

 

こちらでは、上記6つの役割について解説していきます。

運営チームリーダー

運営チームリーダーは、イベント準備におけるまとめ役です。

イベントの目的をしっかり把握したうえで、理想のイベントを実現できるようにメンバーの先頭に立って行動します。

また、「予算の管理」「スケジュールの調整」「準備すべき物の確認」「進行台本の作成」といったことも、運営チームリーダーが考慮すべきポイントといえるでしょう。

会場担当

会場担当は、以下のような会場に関する全般の業務を担う役割です。

 

• イベント会場探し
• 会場の下見
• 会場のルール確認
• 空き状況の確認

 

まずは、イベントの目的や来場者数、アクセスのしやすさなどの点から、最適な会場の候補を選びます。

会場の候補が決まれば、チームリーダーなどと一緒に会場の下見をし、会場の使用ルールや空き状況などを考慮したうえでイベント会場を絞りましょう。

イベント会場との調整で連絡が必要な場合も、会場担当が対応します。

手配担当

手配担当は、イベント準備や運営に必要な物や人材を手配します。

イベントに必要な物とは、「景品」「ケータリング」「装飾品」などです。

一方、イベントに必要な人材は、「司会者」「パフォーマー」といった演出に関わる人材から、「受付」「セキュリティチェック」「物販販売」など運営に必要なスタッフも含みます。

イベント当日に必要な業務の数によって、配置するスタッフ数が多くなることもあるため、まずはイベント会社に相談してみましょう。

 

私たち「ワンコンシスト」なら、イベントの運営に必要なスタッフの手配はもちろんのこと、イベントの企画もお任せいただけます。

 

ワンコンシストが提供するサービスや成功事例などは、こちらの公式サイトからチェックしてみてください。

機材・備品準備担当

機材・備品準備担当は、イベントに必要な機材と備品を把握し、手配する担当者のこと。

必要な機材や備品は、「パソコン」「プロジェクター」「スクリーン」などイベントの演出によって様々です。

会場に備えられている物もあれば、運営チームが用意しなくてはいけない物もあるので、イベント当日に慌てることのないように、用意すべき物は事前にリスト化し、準備忘れがないようにしましょう。

制作物担当

制作物担当は、イベントに必要な制作物を作ることが仕事です。

イベントによって必要な制作物は様々ですが、例えば以下のような物があります。

 

• 配布用カタログ
• ポスター
• 看板
• イベント告知用のメール文章
• 演出用の映像

 

上記のように、デザイン作成に関わる仕事が多いため、担当者はデザインに詳しい方が適任でしょう。

広報担当

広報担当は、イベントの告知などを行い集客につなげるのが仕事です。

集客はイベントのターゲットとする顧客に合わせて、SNSやチラシといった方法の中から効果的なものを選ぶと良いでしょう。

また、イベント当日やイベント後のアンケート調査に関する業務も、広報担当者が行うのが一般的です。

イベント当日における役割分担

イベント当日における役割分担は、以下の通りです。

 

1.統括ディレクター

2.司会者

3.ステージ担当

4.設営撤去

5.会場担当

6.誘導担当

7.受付担当

8.アンケート担当

9.照明・音響などの機材担当

10.カメラマン

 

こちらでは、上記の役割について解説していきます。

統括ディレクター

統括ディレクターは、イベント全体の進行を管理する役割です。

準備のときからイベント全体に関わっている運営チームリーダーが、統括ディレクターを担当しても良いでしょう。

照明や音響など、イベントの進行に必要な物の不備がないかをチェックするため、リハーサルでの指揮や確認も重要となります。

司会者

イベントの演出に大きく関わるのが、司会者の役割です。

イベントのステージで司会進行を行っていくのが主な仕事となります。司会者の言動によって会場の空気を変化させることができるため、司会の仕事に慣れた方が適任でしょう。

ステージ担当

ステージ担当は、ステージ上の各種準備を行い、演出がスムーズに進行するように行動する仕事です。

 

ステージ転換に伴うマイクのセッティングなど、ステージ全体の補助をします。

 

担当者は常にステージ袖で待機し、イベントが進行していくうえで必要なサポートを行いましょう。

設営撤去

設営撤去は、イベント前の設営と、イベント後の撤去を行う仕事です。

会場の使用時間は限られているため、時間内に終わらせられるように十分な人数を確保する必要があります。

会場担当

会場担当は、会場側の担当者と密に連絡を取り、トラブル対応などを行います。

イベント当日に、「設備の故障」や「備品が足りない」などの不測の事態が起きた際、会場運営会社と連絡を取り、対応をするのが主な仕事となります。

誘導担当

誘導担当者は、イベント参加者が会場内外でスムーズに行動できるように誘導する仕事を行います。誘導担当者を配置する場所は、「駐車場」「会場入口」など、参加者が道順に迷う恐れのある箇所が良いでしょう。

 

混雑によって参加者が混乱しないように、十分な数のスタッフを配置しておくのがおすすめです。

受付担当

受付担当は、イベントの顔として来場者の確認を行う仕事です。

ロビーにて来場者名簿をチェックしたり、配布物を渡したりします。

来場者数が多い場合や受付時間が短い場合は、受付スタッフを多めに手配しておくと良いですね。

アンケート担当

アンケート担当は、イベント会場にて来場者にアンケート調査をする仕事です。

 

アンケート調査をすることで、イベントの感想や意見、来場者の情報などを把握することができます。

 

次回のイベントにもアンケートが活かせるため、担当スタッフを配置する利点がありますね。

照明・音響などの機材担当

照明・音響などの機材担当は、照明や音響のプロスタッフと連携して演出を進めていきます。

照明や音響は専門性が高いため、外部のスタッフを派遣してもらうことが一般的です。

この場合、担当者は専門的な業務をする必要はありませんが、音源の準備や照明のタイミングの指示などをして、プロのスタッフと連携することが求められます。

カメラマン

イベント当日の状況を動画や写真に残すため、カメラマンを配置すると良いでしょう。

動画や写真に残しておくと、記録として見返せるだけでなく、広報用にも活用することができます。

カメラマンの担当者は、撮影が得意な方にお願いする方法もありますが、プロのカメラマンに依頼するのもおすすめです。

イベント後の対応における役割分担

イベント後の対応における役割分担は、以下の2つです。

 

1.アンケートの回収とデータ化

2.次回に向けた改善点の洗い出し

 

こちらでは、上記2つの役割について解説します。

アンケートの回収とデータ化

イベントが終了したら、アンケートの回収とデータ化を行う必要があります。

来場者アンケートは、イベント終了時や後日回答してもらう方法で回収しましょう。

また、回収するだけでは分析するのが難しいため、わかりやすくデータ化すると良いですね。

次回に向けた改善点の洗い出し

次回に向けた改善点の洗い出しも、重要な役割の1つです。

来場者アンケートや運営チームメンバーからの意見をもとに、良かった点や改善すべき点を洗い出します。

すでに次のイベント開催が決定している場合は、イベントの企画に改善点を取り込むと効果的でしょう。

イベントを無事に成功させるため、運営会社を頼ってみよう

イベントでは必要な役割が多く、全てを自社のスタッフでこなすのは難しいため、イベント運営会社を頼るのが一押しです。

例えば、イベント企画運営会社である私たち「ワンコンシスト」へご依頼いただくメリットは以下の通りです。

 

• イベントのプロが企画サービスを提供
• イベントに必要な幅広い業務を依頼可能
• 実績豊富な会社のノウハウによるサポートが受けられる

 

ワンコンシストでは、イベント当日のスタッフ派遣だけでなく、イベントの企画サービスも提供しております。

 

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理想のイベントを実現するためにも、企画から経験のあるプロに任せてみてはいかがでしょうか。

また、イベントで必要になる幅広い仕事をお任せいただける点や、大規模イベントなどの豊富な実績で蓄積したノウハウがある点も、ワンコンシストに依頼いただくメリットです。

「次回のイベントを成功させたいけど、不安も多い…」という方は、ぜひ一度私たちワンコンシストにご相談ください。

 

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まとめ

イベント運営に必要な役割分担は、準備・当日運営・事後対応に分けられます。

各段階で様々な仕事があり、必要な人手も多いため、自社のスタッフだけで乗り越えるのは難しいかもしれません。

不測の事態に備えて十分な準備をし、スムーズな運営を行うためにも、イベント運営会社のサポートを受けながら進めてみてはいかがでしょうか。

 

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