「どんなイベント業務をアウトソーシングできるの？」「アウトソーシングするメリットってなに？」という疑問を持つ方は多いでしょう。

 

今回は、アウトソーシング可能なイベント業務の種類と、イベント業務をアウトソーシングするメリットについて詳しくご紹介していきます。

 

さらに、イベント業務のアウトソーシング成功事例3選や、アウトソーシングするときの注意点についても解説するので、ぜひ最後まで読んでみてください。

イベント業務はアウトソーシングできる？

多くのイベント業務はアウトソーシングができます。

 

イベント業務は企画などの準備から当日運営まで多岐にわたるため、アウトソーシングしないと自社の負担が大きく、イベント開催を予定通りに進めるのが難しくなりがちです。

 

このため、どこまでを自社で行い、どこからプロの業者に任せるのかを見極めることが大切になるでしょう。

 

そこで次章では、アウトソーシング可能なイベント業務の種類について詳しくご紹介します。

アウトソーシング可能なイベント業務の種類

アウトソーシング可能なイベント業務の種類は、大きく分けて「ノンコア業務」と「コア業務」の2つです。

 

• ノンコア業務：企業の利益に直結しない補助的な業務のこと
• コア業務：企業の利益に直接関係する業務のこと

 

アウトソーシングしやすいのは補助的な業務であるノンコア業務ですが、イベントの根幹となるコア業務をサポートできる業者もいます。

 

ここからは、ノンコア業務とコア業務に分けて、アウトソーシング可能なイベント業務について解説していきましょう。

アウトソーシングしやすい「ノンコア業務」

アウトソーシングしやすい「ノンコア業務」は、以下のようなものがあります。

 

• 会場準備
• 来場者受付
• チケットもぎり
• 誘導
• セキュリティチェック
• ごみ回収
• 体験コーナー運営
• 表彰式進行
• サンプリング
• 会員獲得
• アンケート
• ワークショップ・プロモーションエリア運営
• 抽選会
• キャラクターショー進行運営
• 景品引き換え
• 物販販売

 

イベントのノンコア業務は、自社の担当者でなくてもこなしやすい業務のため、積極的にアウトソーシングを活用してイベント運営を円滑に進めていきましょう。

「コア業務」をサポートできる業者もあり！

イベントの「コア業務」は、以下のようなものがあります。

 

• イベントの目的を決める
• イベントのプログラムなどの企画
• イベント予算の決定
• 販売促進活動など

 

コア業務はイベントの根幹となるため、「アウトソーシングは難しいのかも…」と思われがちですが、イベント会社の中には企画などを任せられる業者もあります。

 

イベントで重要なコア業務をアウトソーシングすることで、イベント企画のプロからサポートを受けられるといったメリットがあるので、ぜひ活用してみましょう。

イベント業務をアウトソーシングするメリット

イベント業務をアウトソーシングするメリットは、以下の4つです。

 

1.イベント企画のプロのサポートを受けられる

2.効率的なイベント準備が可能

3.イベント当日の運営をスムーズに進められる

4.イベント会社の外部パートナーも活用できる

 

こちらでは、上記4つのメリットについて解説していきます。

イベント企画のプロのサポートを受けられる

イベント企画のプロのサポートを受けられるのがメリットの1つです。

 

イベントのプロならではの経験や知識を活かして企画を練ることができるため、イベント成功の鍵である企画をスムーズに進められます。

 

「こういうイベントにしたいという考えはあるけど、具体的な実現方法がわからない…」という方は、企画も任せられる業者に一度相談してみるのがおすすめです。

効率的なイベント準備が可能

イベント開催までの準備は山積みですが、アウトソーシングすることでスケジュールに悩まされず効率的に進めていけます。

 

「イベント開催までの段取りがわからず効率的に進められない」という場合、業者にスケジュール計画を作成してもらうことで、開催に向けてテンポよく準備できるでしょう。

 

また、「最適な会場手配」「演出内容の決定」「進行台本や運営マニュアルの作成」など、自社だけで行うと時間がかかることも、業者のサポートがあれば容易に解決できますよ。

イベント当日の運営をスムーズに進められる

イベント当日の運営をスムーズに進められるというのも、アウトソーシングの大きなメリットです。

 

当日の運営を慌てることなく円滑に進めるためには、業務に必要な人数のスタッフを配置しておかなければいけません。

 

アウトソーシングであれば、担当業務に対応する能力のあるスタッフを大人数でも手配できるため、余裕を持った運営が実現できるのです。

イベント会社の外部パートナーも活用できる

アウトソーシングすれば、イベント会社の外部パートナーのつながりを活用できるため、「イベントでやりたいことを実現しやすい」というメリットもあります。

 

「イベントの構想はあるけど、具体的な実現方法がかわからない」という場合でも、イベント会社や外部パートナーの豊富なノウハウによって解決できるでしょう。

イベント業務のアウトソーシング。成功事例3選

イベント業務のアウトソーシング事例として、イベント企画運営会社「ワンコンシスト」の成功事例を3つご紹介いたします。

 

1.大型2輪展示会

2.国際スポーツ祭典アートイベント

3.ハイブランドショップオープニング

 

では、上記3つの事例について詳しく解説していきましょう。

大型2輪展示会

大型2輪展示会のイベント業務アウトソーシング事例です。

 

数年にわたって開催されている大人気イベントのスタッフ手配を、私たちワンコンシストが担当しています。

 

ワンコンシストでは、1日あたり1名から3,000名ほどまでのスタッフの手配が可能なので、大規模イベントのアウトソーシングもお任せください。

国際スポーツ祭典アートイベント

長期間の国際スポーツ祭典アートイベントにおいて、イベント業務のアウトソーシング依頼をいただいた事例です。

 

イベントでのお客様の誘導や案内、受付業務のアウトソーシングを任せていただきました。

 

ワンコンシストでは、1日のみのイベントはもちろんのこと、こちらのように継続的な展示会現場の運営も得意としております。

ハイブランドショップオープニング

ハイブランドショップオープニングの大規模な列整備や誘導について、アウトソーシング依頼をいただいた事例です。

 

話題性のあるショップオープニングの場合、深夜から早朝でも1万人を超える長蛇の列になることもあります。

 

ワンコンシストでは、深夜や早朝のような時間帯でのイベント業務対応も可能です。

 

ワンコンシストのイベント業務ご依頼例の一覧はこちら

イベント業務をアウトソーシングするときの注意点

イベント業務をアウトソーシングするときの注意点は、以下の4つです。

 

1.依頼したい業務に対応できるか確認する

2.経験豊富な業者かどうかチェックする

3.見積り内容をしっかり説明してもらう

4.悪徳なアウトソーシング会社に注意する

 

こちらでは、上記4つについて解説していきます。

依頼したい業務に対応できるか確認する

イベント業務をアウトソーシングする際は、依頼したい業務に対応できるか確認しましょう。

 

この記事でご紹介したノンコア業務の対応ができない業者があるうえ、企画などのコア業務に関しては対応できないことも多いので、事前に確認が必要です。

 

対応できる業務に関しては、ホームページの「サービス紹介」を見るか、問い合わせをしてみるのがおすすめですよ。

経験豊富な業者かどうかチェックする

経験豊富な業者かどうかチェックするのも大切です。

 

イベントを成功に導くためにも、アウトソーシングする業者がどれくらいノウハウを持っているかが重要だからです。

 

豊富な知見を持つ業者に企画や運営を任せるためにも、ホームページに記載がある年数や事例をチェックしてみましょう。

見積り内容をしっかり説明してもらう

イベント業務をアウトソーシングする際は、見積り内容をしっかり説明してもらいましょう。

 

イベント業界の見積りは、慣れていないとどんな費用かわからない場合もあるので、1つずつ丁寧に説明してもらい、なぜそこに費用がかかるかを把握するのが一押しです。

 

事前に見積り項目をきちんと把握しておくことで、「あの時もっと詳しく聞いておけば良かった」と後悔せずに、イベント計画に集中できるでしょう。

悪徳なアウトソーシング会社に注意する

悪徳なアウトソーシング会社に注意するのもポイントの1つです。

 

見積りを取ったときに「費用が高すぎる」という場合は警戒すべきですが、「見積りが安すぎる」という場合も、後々大きな追加費用が発生するケースがあるので注意が必要です。

 

追加費用が発生するかどうか知るためにも、見積書だけでなく契約書もしっかり確認しましょう。

イベント業務のアウトソーシングなら「ワンコンシスト」がおすすめ！

イベント業務のアウトソーシングなら「ワンコンシスト」がおすすめです。

 

ワンコンシストには以下3つのような特徴があり、「イベント業務の負担を減らしたいが、成功させたい！」という方にぴったりです。

 

1.企画から当日運営まで全てを任せられる

2.業務に最適なスタッフを派遣できる

3.大規模イベントのアウトソーシングも対応可能

 

こちらでは、上記3つの特徴を解説していきます。

企画から当日運営まで全てを任せられる

イベントの企画から当日運営まで全てを任せられるのが、ワンコンシストの大きな特徴です。

 

会場準備や来場者受付などのノンコア業務はもちろんのこと、イベント業界で培ってきた経験や知識から企画も任せていただけます。

 

また、イベント当日のスタッフへの指示管理についても対応いたしますので、ぜひ一度私たちワンコンシストにご相談ください。

業務に最適なスタッフを派遣できる

ワンコンシストなら業務に最適なスタッフを派遣できます。

 

スタッフ一人ひとりのスキルデータを蓄積しているため、イベント業務に合ったスタッフの手配が可能なのです。

 

ワンコンシストではニーズやお悩みに合わせたスタッフ派遣を行っており、リピート依頼率は93％という高い支持をいただいています。

大規模イベントのアウトソーシングも対応可能

小中規模のイベントはもちろんのこと、大規模イベントのアウトソーシング依頼にも対応可能です。

 

大規模イベントでの実績があるうえ、1日あたり最大3,000名ほどのスタッフ派遣も可能なので、規模に関わらずスムーズなイベント運営をお任せいただけます。

 

ワンコンシストの詳しい実績については、こちらのページからもご確認いただけます。

まとめ

イベント業務をアウトソーシングする際は、まずどんな業務を依頼したいか、この記事の「アウトソーシング可能なイベント業務の種類」の章で確認してみましょう。

 

また、アウトソーシングを依頼する際は、イベント会社がどこまでの業務に対応できるのかなどをチェックするのがおすすめです。

 

「イベント開催に慣れておらず、最初は経験豊富なプロに全てを任せてみたい！」という方は、企画から運営まで全てを任せられる私たちワンコンシストにご相談ください。

 

関連記事

イベントの運営スタッフ手配を派遣会社に依頼するメリットとは

イベントを成功させるには？各段取りや派遣会社の選び方をご紹介