「学会を運営するためのポイントを知りたい！」とお悩みの方は多いでしょう。

 

今回は、学会とは何かについてや、学会の運営までに行う8つの準備、学会運営における進行のポイント3つをご紹介します。

 

さらに、学会の運営をイベント運営会社に任せるメリットと、イベント運営会社の選び方についても解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

学会とは？

「学会」とは、特定分野の学者や研究者が集まり、研究成果を発表して専門家と議論を行う場のこと。

 

学会と似た概念の言葉としては、「学術集会」「学術大会」「国際会議」「研究会」「シンポジウム」が挙げられ、それぞれの意味は以下の通りです。

 

学会と似ている言葉	意味
学術集会	特定分野の専門家が講演などを行い、分野に興味のある研究者だけでなく一般の方も参加できる集会のこと。
学術大会	特定分野における専門家の講演やワークショップなど。学術集会と同じ意味で使われることも多いです。
国際会議	複数の国の専門家が集まり、特定分野について意見交換を行う場のこと。国際会議の中でも規模の大きい会議は「コングレス」「コンベンション」と呼ばれ、比較的規模の小さいものは「カンファレンス」という。
研究会	特定分野の研究に関する集まりで、規模が小さい学会のこと。
シンポジウム	特定分野の議題について、複数の専門家が議論する場のこと。来場者も質問をすることが可能。

 

このように、特定分野の研究についての集まりは様々ですが、それぞれの特徴がありますね。

 

では、次から学会の運営についてご紹介していきましょう。

学会の運営までに行う8つの準備

学会の運営までに行う準備は、主に以下の8つです。

 

1.学会実行委員会を立ち上げる

2.学会までのスケジュールを決める

3.学会の会場を決める

4.来賓客へ招待状を送る

5.学会参加者の申し込み受付をする

6.当日のプログラムを決める

7.会場でリハーサルを行う

8.当日、機材の搬入と設営や学会の運営をする

 

こちらでは、上記8つの準備をそれぞれ解説していきます。

学会実行委員会を立ち上げる

まずは、学会実行委員会を立ち上げ、担当を決めましょう。

 

担当を決めることで、学会の開催に向けて各々の取り組むべきことが明確になります。

 

学会実行委員会内の担当は、実行委員長・会計・広報・出版・展示・プログラムなど必要に応じて決めると良いですね。

 

また、学会実行委員会の立ち上げ時に、問い合わせなどの連絡業務を任せる担当も決定しましょう。

学会までのスケジュールを決める

次に、学会までのスケジュールを決めましょう。

 

会場決め・招待状送付・申し込み受付・プログラム決定など、当日までのおおまかな予定を設定すれば、日々の進捗状況を把握することができます。

 

余裕を持って進めるためにも、開催の1年ほど前までには、スケジュールを決めておくのがおすすめです。

学会の会場を決める

学会の会場を決めておきます。

 

公共交通機関を使って来場しやすく、宿泊施設も近くにある会場が一押しです。

 

また、学会の開催に必要なスペースがあるかも確認が必要ですね。

 

人気の会場やイベントが集中する時期は予約が難しい場合もあるので、早めに押さえておくと良いでしょう。

来賓客へ招待状を送る

学会に関する詳細が決まれば、来賓客へ招待状を送ります。

 

加えて、学会に関して告知するため、公式Webサイトをつくったり、協賛依頼のための書類作りをしたりなども行っていきましょう。

 

会場に必要なポスター・名札・看板などの印刷物も、同時に準備しておくのが良いですね。

学会参加者の申し込み受付をする

学会参加者の申し込み受付をしましょう。

 

Webと郵送のどちらで申し込みを受け付けるかを決めてから、公式Webサイトなどで参加受付を告知します。

 

告知をするときは、参加基準などの必要項目も忘れずに記載してくださいね。

当日のプログラムを決める

当日のプログラムを決め、参加者に伝えます。

 

プログラムは3ヶ月前までには決めておき、データか郵送で送付しましょう。

 

他にも、学会当日の台本や会場の配置など、細かな準備もこのステップで進めていきます。

会場でリハーサルを行う

前日には会場でリハーサルを行いましょう。

 

リハーサルでは、スタッフの配置や機材の設置場所、音響や照明などの確認をします。

 

本番当日にスムーズな動きができるように、万全の準備をしておくのがおすすめです。

当日、機材の搬入と設営や学会の運営をする

学会当日、機材の搬入と設営をしてから、学会の運営をします。

 

タイムテーブル通りに行動できるよう、迅速に機材を搬入し、時間を意識しながら学会を成功させましょう。

 

学会の運営時に、想定外のトラブルが起きてしまった場合は、慌てず素早く対応してくださいね。

学会運営における進行のポイント3つ

学会運営における進行のポイントは、以下の3つです。

 

1.進行管理を円滑に行う

2.運営に必要なスタッフを適切に配置する

3.トラブル対応ができるようにスタッフが連携する

 

では、上記3つのポイントについて解説します。

進行管理を円滑に行う

進行管理を円滑に行うのが、学会の運営においてポイントとなります。

 

タイムテーブルに沿って進行させることは、余計なトラブルを防ぐことにつながるもの。

 

事前の準備をしっかりしつつ、想定外のトラブルが起きたときも迅速な対応をすることが大切です。

運営に必要なスタッフを適切に配置する

学会運営をスムーズに行うには、運営スタッフを適切に配置することも重要でしょう。

 

必要な数のスタッフを必要な場所に配置していなければ、混雑トラブルが発生したり、来賓の方へ迷惑をかけたりなどの事態が起きるかもしれません。

 

学会を成功させるため、当日に必要な業務について何度も見直し、適切な人員確保を行ってくださいね。

トラブル対応ができるようにスタッフが連携する

トラブル対応ができるようにスタッフが連携するのも、学会運営のポイントです。

 

スタッフが何人いても、連携できていなければ円滑な対応をするのは難しいでしょう。

 

全員で連携をとるためにも、スタッフへの指示管理ができる人員を用意し、スタッフ間の情報共有などを徹底してみてください。

学会の運営をイベント運営会社に任せるメリット！

学会の運営をイベント運営会社に任せるメリットは、以下の3つです。

 

1.学会の運営をスムーズに行える

2.実行委員会は主目的に集中できる

3.学会進行に最適なスタッフを配置できる

 

こちらでは、上記3つについて解説していきます。

学会の運営をスムーズに行える

イベント運営会社に任せることで、スムーズに学会の運営を行えます。

 

様々なイベントを運営してきたプロだからこそ、培ってきたノウハウを活かしながら、学会を円滑に進行させることができるのです。

 

「進行管理はプロに任せたい！」という方はイベント運営会社に相談してみてはいかがでしょうか。

実行委員会は主目的に集中できる

イベント運営会社に依頼すれば、実行委員会は主目的に集中できます。

 

学会当日の運営はプロに任せることで実行委員会に時間の余裕ができ、学会で成果を得ることに力を注げるのです。

 

「限られた人員で学会を運営するのは負担に感じる…」という場合は、プロに任せるのがおすすめですよ。

学会進行に最適なスタッフを配置できる

学会進行に最適なスタッフを配置できるのもメリットの1つです。

 

イベント運営会社なら、経験やスキルで人員の割り当てができるため、業務に適切なスタッフを配置できます。

 

当日はスタッフ1人1人の対応能力が大切になる場面もあるので、安心して運営するためにもこのメリットは大きいでしょう。

学会の運営を任せるイベント運営会社の選び方とは？

学会の運営を任せるイベント運営会社の選び方は、以下の3つがあります。

 

1.大規模学会の運営実績がある会社を選ぶ

2.運営以外のサービスも充実した会社を選ぶ

3.適材適所で運営スタッフを手配してくれる会社を選ぶ

 

では、上記3つそれぞれを解説していきましょう。

大規模学会の運営実績がある会社を選ぶ

イベント運営会社の選び方として、大規模学会の運営実績がある会社を選ぶという方法があります。

 

規模が大きくなればなるほど円滑な進行が難しくなるので、大きな学会の運営実績があれば、任せるときの安心感が高まりますよね。

 

どのような実績があるかは、企業のホームページや、問い合わせにて確認してみると良いでしょう。

運営以外のサービスも充実した会社を選ぶ

運営以外のサービスも充実した会社を選ぶのがおすすめです。

 

学会の運営だけでなく、企画や人員確保などの対応もしてくれる会社なら、任せられる範囲が広がります。

 

加えて、相談したときの対応スピードや、親身になって対応してくれるかなど、対応力についてもチェックするのがポイントですよ。

適材適所で運営スタッフを手配してくれる会社を選ぶ

適材適所で運営スタッフを手配してくれる会社を選ぶのもコツです。

 

スキルのあるスタッフが各業務を担当することは、運営を上手に進めることにもつながります。

また、学会は多国籍の方が参加することが多いため英語対応や外国語対応が可能であるかも重要なポイントです。

英語対応スタッフに必要な語学レベルはどれくらい？人材派遣会社が徹底解説

 

スタッフのスキルや経験をデータ管理している会社でなければ、適材適所の人員配置ができないので、ホームページや問い合わせにて確認してみましょう。

学会の運営なら「ワンコンシスト」がおすすめ！

学会の運営なら、私たち「ワンコンシスト」にお任せください。

 

ワンコンシストなら、以下のような強みがあります。

 

• 大規模な学会での実績あり
• 国際会議での実績あり
• 企画やスタッフ手配も可能
• 最適なスタッフ配置が可能

 

大規模な学会や国際会議での実績もあるうえ、企画やスタッフ手配などのサポートも充実しています。

 

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まとめ

学会を運営するコツは、必要な準備をしたうえで、進行のポイントを押さえることです。

 

学会を成功させるためにも、この記事でご紹介した8つの準備と3つの進行ポイントをよく確認しておきましょう。

 

また、学会の企画や運営を実行委員会だけで行うのは大変なため、イベント運営会社に相談してみることもおすすめですよ。

 

運営会社を選ぶ際は、実績やサービスなどをチェックしてみましょう。

 

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