「展示会運営ってどんなことをすればいいんだろう？」と、特に初めて出展する方は考えて

しまいますよね。

 

今回は、展示会運営の業務内容と注意するべきポイントをご紹介していきます。さらに、展示会運営の種類やメリットなどについても解説するので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

 

こちらの記事では展示会スタッフを派遣するメリットと派遣会社の選び方を解説しています。

展示会の企画を始める前に押さえておくべきこと

展示会を成功させるためには、企画書を作成する前にいくつかの「基本知識」を整理しておくことが重要です。ここを曖昧にしたまま進めてしまうと、展示内容や運営体制に一貫性がなくなり、成果の出づらい展示会になってしまうこともあります。

展示会企画とは？

展示会運営とは、「新たなユーザーを獲得するために、商品・サービスの展示を行うイベント」の運営をすることです。 展示会では、特定のテーマが定められており、様々な企業がテーマに沿った商品やサービスの紹介を行います。

 

このため、自社に興味のある来場者とつながることができ、集客や新規商談の獲得、企業のプロモーションにつながるのです。

展示会運営の種類

展示会を企画する際には、自社の目的やターゲットに合わせて「どのタイプの展示会を運営するのか」を見極めることも重要です。

 

展示会の形式によって来場者層や演出方法、運営体制が大きく異なるため、初期段階で方向性を定めておきましょう。 主な展示会運営の種類は、以下の4つに分類されます。

 

1. 合同展示会

複数の企業が共同で出展する大型の展示会です。全国の主要都市で開催されることが多く、東京ビッグサイトのような大規模会場を利用するケースもあります。業界ごとの最新トレンドを求めるビジネスパーソンが多数来場するため、新技術や製品の発信の場として効果的です。

 

2. セール展示即売会・動員催事

商品をその場で販売することを目的とした展示会です。ブランド品のセールイベントなど、一般消費者向けに実施されるケースが多く、実際に商品に触れながら購入を検討できるため、購買意欲の高い来場者を集めやすいのが特徴です。

 

3. プライベートショー

1社が主催する、既存顧客や見込み顧客を招待して開催する展示会です。セミナーや体験型イベントを組み合わせることが多く、商品やサービスへの理解を深め、関係性を強化することを目的としています。

 

4. パブリックショー

誰でも参加できる公開型の展示会で、ゲームやアニメなどエンタメ要素の強いテーマに多く見られます。入場料収益を目的とするケースもあり、SNS拡散やファン獲得を意識した演出が中心となります。

展示会の企画を始める前の3つのポイント

展示会の企画を始める前の3つのポイントは、以下の通りです。

 

1. 展示会の目的と達成したいゴールを明確にする

2. ターゲット来場者を具体的に想定する

3. 会場や時期、予算の制約を早めに把握しておく

 

展示会を成功させるためには、上記のポイントを整理しておくことが重要です。ここを曖昧にしたまま進めてしまうと、展示内容や運営体制に一貫性がなくなり、成果の出づらい展示会になってしまうこともあります。

展示会を運営するメリット

展示会を運営するメリットは、以下の3つです。

 

1.新規ユーザーの獲得

2.商品やサービスのアピール

3.社名の宣伝

 

それでは、上記3つをそれぞれを詳しく解説していきます。

新規ユーザーの獲得

新規ユーザーの獲得をできることが、展示会を運営するメリットの1つです。展示会のテーマに興味を持つビジネスパーソンが多く集まるため、効率的に新規顧客の獲得チャンスがあるといえます。

 

来場者は展示する商品や技術に関心があるため、ユーザー側から相談されて商談に発展することも多いでしょう。

商品やサービスのアピール

展示会では、商品やサービスのアピールができます。ブース内のレイアウトやデザインを工夫することで、より商品やサービスを魅力的に見せることができます。

 

商品やサービスの簡単なデモを行い、興味を持った来場者を誘引するということもできます。

社名の宣伝

展示会の運営によって、社名を宣伝することもできます。展示会ブースにて社名や企業イメージを印象付ければ、多くの来場者からの認知につながるでしょう。

 

ブースへの誘引ができなかったとしても、印象的なサイネージやパンフレットを使って宣伝を行うことが可能です。

展示会企画の6つの手順

展示会企画は、下記の6つの手順に沿って行いましょう。

展示会に参加する意義を明確にする

展示会企画の第一歩は、「出展の目的」を明確にすることです。 展示会の目的は、大きく以下の3つに分類されます。

 

企業やサービスの認知度向上 新規リードや商談の創出 既存顧客との関係強化 企業によっては複数の目的を併せ持つこともありますが、その場合でも最も重視する目的を一つに絞っておくことが重要です。

 

なぜなら、どの目的を優先するかによって、KPI（目標指標）や訴求対象、ブースの設計方針などが大きく変わってくるためです。

達成すべき具体的な数値目標を設定する

目標設定にあたっては、まず展示会にかかる総費用を把握し、それを上回る効果（売上）を得るにはどれだけの成果が必要かを逆算することから始めましょう。

 

ただし、目標指標として「売上」や「受注数」を直接設定するのは避けた方が賢明です。

 

というのも、来場者の多くは情報収集を目的としており、展示会直後に商談・成約へと直結するケースは多くないためです。 そのため、受注から逆算した「リード獲得数」を目標として設定することをおすすめします。

目標リード数を導く3ステップ

1. 展示会にかかる総費用を算出する

例：出展料、ブース施工費、印刷・制作費、ノベルティ、人件費、インフラ費用（ネット・PCレンタルなど）

 

2. 必要な受注件数を逆算する

仮に出展費用が80万円、平均受注単価が4万円であれば、黒字化のためには21件以上の受注が必要です。

 

3. 受注率と商談率を基にリード数を算出する

「商談からの受注率」や「名刺交換から商談につながる確率」を自社実績に基づいて割り出し、そこから必要なリード数を求めます。

 

たとえば、商談化率が20％、受注率が50％であれば、1件の受注に対して10件の名刺が必要になります。21件の受注を目指すなら、少なくとも210件のリード獲得が必要、という計算です。

訴求したい価値やテーマを設計する

出展する商品やサービスが決まったら、それを通じてどんな価値を伝えたいのか、どのような印象を来場者に持ってほしいのかを明確にしておきましょう。顧客の潜在的な関心や課題を想定し、それに応える形で展示のテーマやコンセプトを設定することが重要です。

 

テーマ：展示全体を貫く「主題」や「方向性」

コンセプト：そのテーマを実現するための「基本的な考え方」や「視点」

 

たとえば、「扇風機用モーター」を訴求する場合、ただ製品スペックを並べるのではなく、「心地よい風を生み出すモーター」という体験価値に着目し、「リゾート風」「ハワイアン」をテーマにブースを設計。

 

スタッフがアロハシャツを着用し、南国の風を感じさせる空間を演出すれば、商品イメージがより来場者の記憶に残る展示になります。テーマとコンセプトがしっかり設計されていると、ブース全体に統一感が生まれ、訴求内容が自然と伝わりやすくなるだけでなく、来場者の印象にも強く残ります。

 

百貨店の化粧品売り場を思い浮かべてください。ブランドごとに統一された世界観と洗練された陳列が、商品そのものの魅力をより引き立てています。展示会でも同様に、ビジュアルや空間の一体感が商品の価値をより効果的に訴求する力になります。

 

結果として、ブースの印象が良くなり、商談時にもプラスのイメージを持ってもらいやすくなるでしょう。

来場者の導線を意識したブース設計を行う

展示会ブースの設計においては、「どこに配置するか（位置）」と「どのように見せるか（レイアウト）」の2点が来場者の行動に大きな影響を与えます。まずブースの位置は、人通りの多い場所を選ぶのが基本です。

 

たとえば、出入り口付近や複数の通路に面した角地など、自然と視線が集まりやすいエリアを確保することで、より多くの来場者に認知されやすくなります。 次にレイアウトは、通路側から中の様子が見渡せる「開かれた構造」にすることが効果的です。囲い込みすぎた閉鎖的なブースは、心理的に入りにくい印象を与えてしまいがちです。

 

一方で、開放的な設計にしておくことで、「気軽に立ち寄れるブース」として興味を引きやすくなります。 このように、導線に配慮したブース設計は、来場者の立ち寄り率やその後の商談機会にも直結します。

配布資料や装飾など必要な制作物を選定する

展示会では、ブース内のパネル装飾をはじめ、来場者に配布する資料やノベルティなど、訴求力を高めるための各種制作物が必要になります。たとえばノベルティは、企業やサービスの認知向上を目的に配布するグッズであり、オフィスで使えるアイテム（クリアファイルや手提げ袋など）を選ぶと、来場者だけでなく周囲の人々への波及効果も期待できます。

 

また、チラシやリーフレットは、製品情報や導入事例、展示内容のメリットを伝える重要なツールです。内容はシンプルにまとめ、視認性の高いデザインにすることで、来場者がブース離脱後も情報を思い出しやすくなります。

 

これらの制作物は、ブースでの体験を補完し、印象を強く残すための重要な要素として、ターゲットや目的に合わせて計画的に選定することが求められます。

ターゲットに届く集客方法を企画・実行する

展示会企画の最終ステップは、来場者を集めるための集客施策の立案と実行です。どれほど優れたブースを用意しても、ターゲット層に情報が届かなければ成果にはつながりません。

 

主な集客手段としては、見込み顧客へのメール案内の送付、自社ホームページでの事前告知、そしてSNSを活用した情報発信の3つが基本です。 ターゲットの属性や行動パターンに応じて、複数の手法を組み合わせ、効果的にアプローチしていくことが重要です。

展示会運営に必要な8つの業務とは

展示会運営に必要な8つの業務とは、以下の通りです。

 

1.展示会の企画

2.出展者の誘致

3.広報活動

4.来場者の誘致

5.会場設営

6.展示会開催の準備：出展社サポート/事務局業務

7.本番の運営

8.会期当日～搬出・撤去

 

こちらでは、上記8つの業務を解説していきます。

展示会の企画

展示会の企画は、成功につながる重要な業務の1つです。展示会の目的を明確にし、ターゲット層にどのようなアプローチをするかなどを決めていきます。

 

「企画に慣れておらず外部に任せたい」という方は、イベント企画を行っている会社に依頼するのもありでしょう。

出展者の誘致

企画が決まれば、出展者の誘致をしていきます。半年から1年ほど前からテーマに沿った出展者を誘致しましょう。出展者は「利益がある展示会へ参加したい」と考えるので、メリットが明確にわかるよう工夫するとグッドです。

広報活動

テーマに沿って決めたターゲット層に対して、展示会の広報活動を行うステップです。パンフレットの作成以外にも、新聞やWeb上での宣伝といった活動が必要になります。展示会によっては、海外ユーザーに対しての広報活動も視野に入れておくと良いでしょう。

来場者の誘致

展示会の数ヶ月前になれば、来場者の誘致に取り掛かるのがベスト。メディアを利用したり、SNSやDMを使用して誘致していきましょう。展示会のテーマやコンセプトを具体的にイメージしてもらえるように工夫すれば、集客の成功につながります。

会場設営

展示会全体の会場設営や、出展企業ブースの設営など、会場に関わる様々な業務を行うステップです。会場設営には大人数のスタッフを確保する必要があるため、運営や人員確保を任せられる人材派遣会社に依頼すると良いでしょう。

展示会開催の準備：出展社サポート/事務局業務

展示会開催に向けて万全に備えておきましょう。大盛況の展示会にするには、ホームページ制作などの事前準備や魅力的なブース作りなどが求められます。

 

自社だけで行うと大きな負担がかかってしまうため、「出展社サポート」「事務局業務」といった業務を請け負う運営会社に任せるのがおすすめです。当日は、進行をサポートする受付・アテンド・進行管理などのスタッフを配置し、スムーズな運営ができるようにしましょう。

本番の運営

いよいよ展示会本番の運営についてです。主催側はイベント成功に向けて運営や各出展企業のサポートをし、出展企業はブースの運営に取り組みます。

 

来場者へ効率的なアプローチをするためにも、人員不足にならないようなスタッフ配置が必要となるでしょう。

会期当日～搬出・撤去

会期当日〜搬出と撤去についてです。展示会が無事終了してもまだ終わりではありません。

 

開催最終日には搬出と撤去作業があり、適切な人数のスタッフによってスムーズな後片付けが求められます。

展示会に出展するときの注意点

展示会に出展するときの注意点は、「運営にかかるコストを把握すること」そして「安心して運営を任せられる会社を選ぶこと」です。出展する際には、出展料・設営費用・運営費用・配布物作成費用といった費用がかかることを知っておきましょう。

 

加えて、スムーズな運営を行うためには、適切な会社に展示会運営を依頼するのがおすすめです。運営会社を選ぶ際は、展示会出展に関する要望を細かく聞いたうえで柔軟に対応してくれる会社が良いでしょう。

 

また、企画・運営・人材の手配を全て任せられる会社なら、展示会の相談を一括で行えるので一押しです。

展示会をスムーズに出展させる【3つのポイント】

展示会をスムーズに出展させる3つのポイントは、以下の通りです。

 

1.経験豊富な運営会社に相談する

2.最適なスタッフを配置する

3.来場者が安全で快適に楽しめるようにする

 

では、上記3つのポイントを解説していきます。

経験豊富な運営会社に相談する

経験豊富な運営会社に相談するのがポイントです。展示会当日は混雑が予想されたり、忙しくて業務に手が回らなかったりするため、成功させるためにも運営に慣れた会社へ依頼しましょう。

 

私たちワンコンシストは、企画・運営・人材手配の全てをお任せいただけるうえ、展示会の経験も豊富です。「展示会出展に対して不安がある」という方は、ぜひワンコンシストにご相談ください。

最適なスタッフを配置する

展示会出展において、最適なスタッフを配置するのも大切でしょう。これは、能力や経験のあるスタッフを適切な人数確保して配置することで、展示会当日の運営がとてもスムーズになるためです。

 

場合によっては外国語対応のできるスタッフを配置し、海外ユーザーへのアプローチも行っていきましょう。

来場者が安全で快適に楽しめるようにする

来場者が安全で快適に楽しめるようにすることも、もちろん重要です。デモを行う際は安全に行えるよう徹底し、当日は「混雑によって不快に感じられないよう来場者を案内する」などの対策をしましょう。

まとめ

展示会を運営することで、新規ユーザーの獲得や社名の宣伝につながるなどのメリットがあります。円滑に展示会を運営させるためには、受付・アテンド・進行管理など様々な業務をこなす必要があるので、適切な人数のスタッフを確保しておきましょう。

私たちワンコンシストなら、企画・運営・人材手配まで一括でお任せいただけるので、展示会運営にお困りの際はぜひご相談ください。