イベント概要

本イベントは、アナログゲームの大規模イベントです。

企業ブースの出展に加え、一般の出展者も自作のアナログゲーム等を販売し、イベントを盛り上げています。

弊社のクライアント様は主催者様より誘導や受付など運営全体を統括する立ち位置であり、ワンコンシストも入場前待機列から、総合受付、チケットもぎり、会場内巡回など運営全般のキャスト手配をさせていただきました。

出展者も来場者も、参加者全員が本イベントを楽しんでいただけるよう、クライアント様と伴走させていただきました。

現場のレポート

今回は、イベント前日に業務理解を深めるため、オリエンテーションの時間が設けられました。
この時間では、全体の部分に関してクライアント様よりご説明いただき、その後に分科会として各パートに分かれてより詳細な説明や疑問点の解消の時間をとりました。
最後は各パートごとに実際の会場を見に行き本番のイメージをしっかりと固めることが出来ました。

4月27日、いよいよ本番日。
この日は全体で総勢約170名のスタッフが入る中、ワンコンシストからは約120名のキャストが朝7時から順次現場入りしました。

会場外対応キャストは、現場入りからあまり時間がなかったので短い時間でオリエンテーションを受け、各ポイントをしっかり抑え本番に挑みました。
会場内対応キャストは、全出展者が公平になるよう正確な出展ルールをオリエンテーションで学び、本番に備えました。

出展者が入場された際には、会場内キャストが、学んだ出展ルールにのっとり順次お声がけをしていき公平な会場づくりをしていきます。

そうしているうちに来場者も会場に向かってきており、会場外では来場者の誘導、列整理を行います。

11時からの入場では、来場者に向けた入場の注意点をキャストがしっかりお伝えすることにより、スムーズに行うことができ1番混雑する会場入口付近も安全にイベントが遂行されました。

来場者が入場されてからは、お目当てのブースやコーナーに人が集中し、混雑するタイミングが各所でありました。
しかし、元々危険予知を周知してくださっていた主催者様、クライアント様と、統括、アシスタントディレクターの采配により適切な対応を行い、順次解消していきました。
キャストは、声を出して列整理をし、出展者とコミュニケーションをとり、突発的に最後尾ポップを作ったりなど臨機応変に対応しました。

それぞれのチームが、協力して業務に取り組んだことで、大きなトラブルが起きることなく無事に請負業務の納品が完了しました。

まとめ

アナログゲーム大規模イベントにおいて、運営全般において携わらせていただきました。

本イベントのクライアント様には、年間でカードゲームの競技大会からゲームメーカーのイベントなどの発注をいただいております。

今回のイベントは、イベントに慣れていない一般の方が出展者であることを理解し、丁寧な説明ができることを念頭に置き、キャスト手配そして現場での運営を行わせていただきました。

最後には、クライアント様からも統括を筆頭に各キャストの対応力をお褒めいただきました。

今後も、より良いイベント現場を作れるよう、キャストとのコミュニケーションを取りながら、クライアント様と伴走できるよう努めてまいります！

さらに…

今回のイベントは4月開催ということで、4月に新卒入社した弊社社員2名も現場に同行しました。

2人とも大きなイベントホールで弊社キャストが働く姿を目の当たりにして、現場の雰囲気を理解し、弊社サービスをどう展開していくかを早速考えていて、頼もしく感じました。