催事概要

本学会は「咬み合わせ（顎咬合）」に関する学術と臨床の架け橋を目的に1980年代から続く歯科専門学会で、学術大会・総会は全国の歯科関係者が一堂に会する年に一度の大規模な催事です。

近年ではデジタル技術の応用やチーム医療への展開など、診療の現場に直結するテーマも多く、歯科医療従事者の知識と技術向上の場として定着しています。

また、一般市民向けの「公開フォーラム」などを通じて、噛むことの大切さや予防歯科の普及にも力を入れています。

サポート概要

本案件は、2009年の27回大会より継続して運営サポートに携わらせていただいており、長年にわたって学会事務局ご担当者様との信頼関係を丁寧に築いてまいりました。

ご意向や運営スタイルに寄り添った対応を重ねてきたことで、毎年安心してご依頼いただける体制と関係性が構築できていると考えております。

本年は、総合案内・各種受付・公開フォーラム受付の運営を、管理者付きで一括して担当いたしました。加えて、物品配布や講演サポートなど、会場各所にキャストを派遣し、大規模な学会運営を幅広く支援させていただきました。

また、主催である特定非営利活動法人 日本顎咬合学会様より直接ご依頼をいただいていることもあり、事前準備段階から密に連携し、当日もスムーズな運営体制の構築につながりました。

【サポート内容】

■運営を一括で担ったセクション

・総合案内

・各種当日受付（学会会員 歯科医師や非会員 歯科技工士など、属性ごとに分かれた窓口にて対応)

・公開フォーラム受付

・受付誘導（ご来場者様をスムーズに各受付へご案内）

■人員派遣でサポートしたセクション

・本部補助

・各種アッセンブリや配布（コングレスバッグ、プログラムなど）

・展示ブース関連（見守り・納品・撤去補助）

・MC（開会式、理事長招宴）

・各講演会場にて運営・進行補助

　- 入場チェック

　- COIチェック

　- サーティフィケート

　- 同時通訳レシーバー配布・回収など

当日の様子

会期中の来場者数は約4,400名にのぼり、朝の受付開始直後から会場全体がにぎわいに包まれました。

人気セミナーでは整理券を求めて長蛇の列ができる場面もあり、展示エリアや公開フォーラムなど、各所で熱心な先生方の参加が見受けられました。

弊社キャストも、活気ある空間の中でご来場者様の期待に応える緊張感とやりがいを強く感じる、充実した2日間となりました。

現場からの声(総合案内担当より)

私は総合案内ディレクターとして事前準備および会期当日の運営管理を担当しました。

総合案内では参加証の再発行や各種案内、賛助会員（出展企業）の当日参加受付、遺失物対応などを担当します。

何かお困りごとやご相談がある先生方が多く訪れるので、本大会の情報把握はもちろん、立場に寄り添った丁寧なコミュニケーションの大切さを改めて感じました。

また、総合案内および各種受付では現金の取り扱いがあるため、金額確認や伝達のひとつひとつに細心の注意を払う必要があり、常に緊張感と責任感を持って対応しました。

参加される先生方のご所属や参加区分も多岐にわたるため、各受付との連携や案内方法の工夫も求められましたが、現場キャスト同士で密に連携し、混乱なくご案内できたのは大きな成果だと感じております。

まとめ

本大会では受付まわりを中心とした運営業務を一括してお任せいただいたことで、弊社の運営体制や現場対応力を発揮できる機会となりました。

受付や誘導、セミナー進行補助といった学会の基本業務全般を「抜けなく・丁寧に」行うことが、結果として学会運営全体の安心感につながることを改めて実感した2日間でした。

今後も、ご来場者様・主催者様のどちらにとっても気持ちよく過ごせるような運営を目指し、ひとつひとつの現場に誠実に取り組んでまいります。

「ちゃんと。ひと、しごと。」