イベント概要

弊社では、役員Hが学生時代にボランティア活動を行っていたNPO法人様とのご縁をきっかけに、オフラインイベントの運営サポートをさせていただいております。

昨年に引き続き、今年で2回目となる運営サポートを担当させていただきました。

全国各地から選出された高校生だけでなく、オンライン視聴者含めた参加者全員の学びの場で、今回もサポーターとの対話を通して、笑いあり、涙ありの「マイプロジェクト」に対する熱い思いに包まれたイベントになりました。

緊張している中でも、滅多に会うことのできないサポータ－との対話に、笑みがこぼれる高校生や、親御さんがお子さんを後ろから見守っている姿が大変印象深かったです。

事前準備

イベント本番までの約9ヶ月間の準備期間を、2024年4月に本格始動した企画制作部門にて伴走させていただきました。

イベント当日に向けては、ロジ周りの手配を含め、綿密な打ち合わせを重ねてまいりました。特に1月以降は、弊社社員3名が週2日、お客様のオフィスに常駐する体制をとり、より密なコミュニケーションを図ることで、スムーズな準備と運営をサポートさせていただきました。

【サポート内容】

・ロジ手配

・会場選定

・ロケハン

・審査サポート

・運営マニュアル作成

・進行台本作成

・投影スライド作成

・サイン作成

・オープニング映像制作

・備品手配・搬入出

・ケータリング手配

当日運営～事後処理

イベント本番日には、弊社はステージ進行から運営まで全てのサポートをさせていただきました。

当日まで会場設営ができず、2時間程度で会場の異なる約12個の発表ブースを設営するタイトなスケジュールでしたが、無事定刻通りにオープニングを迎えることができました。

イベント開始後は、トランシーバーを使いながら各コンテンツ同士の連携を取り合うことで、急な変更にも臨機応変に対応し、大きな問題なく無事に終了することが出来ました。

【サポート内容】

・会場設営

・会場レイアウト作成

・オリエンテーション

・管理者派遣

・スタッフ管理

・現場運営

・ステージ進行

・テクニカル周り

・オンライン配信

・会場撤去

【サポート内容 -事後処理-】

・忘れ物回収

・アーカイブ動画確認

まとめ

マイプロジェクトアワード2024では、お客様のイベントに懸ける想いを汲み取って、二人三脚で進行することができたのではないかと思います。

イベント終了後にはお客様と一緒に改善点を洗い出し、次回のクオリティ向上を目的とした振り返り会議も実施しました。

弊社は企画制作部門が始動し、社内でも対応できる業務の幅が広くなりました。

これからもっと様々なイベントを盛り上げられるよう社員一同尽力してまいります！